5 buoni motivi per NON usare le app di messaggistica istantanea nel plant (e una valida alternativa!)

Oggi le app di messaggistica istantanea costituiscono un modo “naturale”, intuitivo e immediato di comunicare con la famiglia e gli amici. Tra queste, Whatsapp è sicuramente l’app social mobile più popolare nel mondo. La piattaforma di Business Data Statista riporta che nell’ottobre 2019 1,6 miliardi di utenti utilizzavano WhatsApp su base mensile, con una diffusione particolarmente forte nei mercati al di fuori degli Stati Uniti.

In Italia WhatsApp è sempre più profondamente radicata, tanto da essere usata dal 59% degli utenti delle piattaforme social.

Oltre all’utilizzo quotidiano al di fuori dell’ufficio sta diventando normale usare le app di messaggistica istantanea anche per gestire le comunicazioni tra colleghi, clienti e partner. Secondo Morning Consulting, il 69% delle piccole e medie imprese le usa per interagire con i clienti, mentre il 52% le considera uno strumento importante per comunicare con il team e, quindi, una parte integrante dei processi di business.

La messaggistica istantanea nel plant 

L’uso di chat come Whatsapp sta rapidamente entrando anche nelle abitudini dei lavoratori impegnati in attività di produzione e manutenzione, ambiti ancora poco digitalizzati che ad oggi fanno ancora affidamento su strumenti di collaborazione e comunicazione che non presentano la naturalezza tipica dei social: registri cartacei, post-it, telefonate continue da un capo all’altro della catena di produzione, meeting che interrompono il lavoro, ma anche ERP e CMMS poco intuitivi, soprattutto per i millennials, nati in un contesto popolato da device digitali come smartphone e tablet. 

A fronte di alcuni vantaggi, legati alla possibilità di una maggiore semplicità e rapidità di uso, le app di messaggistica istantanea introdotte senza controllo in un contesto complesso come quello della produzione possono portare a problemi molto importanti legati alla sicurezza, alla perdita delle informazioni e alla confusione nella gestione dei processi produttivi e manutentivi. 

L’uso di app di messaggistica nella produzione: 5 problemi che non possono essere ignorati

1. La sicurezza aziendale e la privacy delle persone non è garantita

Nella primavera 2019, l’applicazione di messaggistica istantanea WhatsApp ha rilevato una  vulnerabilità di sistema che permette agli hacker di spiare e rubare i dati contenuti sui dispositivi: una falla estremamente grave usata per accedere a chat, foto, contatti e qualsiasi dato sensibile contenuto sui dispositivi. Ne abbiamo diffusamente parlato in un nostro recente articolo. 

Il fatto è che WhatsApp è un servizio di messaggistica privata e non di tipo corporate: per questo l’azienda non può esercitare una totale governabilità delle comunicazioni, dei dati e dei processi che l’app gestisce e in caso di allarme hacker o di cyberspionaggio è impossibilitata a prendere le necessarie misure di protezione, come cancellare le conversazioni salvate, disabilitare gli accessi o rimuovere gli utenti dai gruppi. Il segreto della produzione industriale di un’azienda è di fatto custodito nelle app e, nel caso di WhatsApp, dal gruppo Facebook, su cui l’azienda stessa non ha evidentemente alcun controllo. 

2. Non esiste un sistema di amministrazione centrale

WhatsApp e le app di messaggistica non hanno un sistema centrale di controllo che raccolga e strutturi tutte le informazioni aziendali e, quindi, che permetta di monitorare in modo efficiente tutti i processi e la gestione delle attività.

L’accesso a Whatsapp o a qualsiasi app di messaggistica istantanea è legato a un account personale: se perdiamo lo smartphone non possiamo bloccarlo. Se il responsabile del plant, della produzione, della manutenzione o il manutentore lasciano l’azienda tutto sparisce con il loro telefonino.

3. Perdita dei dati e delle info

Tutto rimane nascosto nelle chat: conversazioni, decisioni, procedure, allegati, foto, audio e informazioni importanti per ottimizzare la produzione. Un patrimonio di conoscenza aziendale prezioso che va perso con tutto il suo portato di insight e di operatività legate all’esperienza dei lavoratori. Dati e informazioni rimangono volatili e non essendo strutturati non possono essere ricercati con sistemi corporate di search. 

4. Mancanza di governance e assenza regole

Con strumenti privati, non esistono policy chiare e vincolanti e ogni lavoratore potrebbe in linea teorica adottare sulla linea di produzione i comportamenti che crede, arrivando ad escludere individui o interi team da processi e comunicazioni sulla base di considerazioni personali formate a partire da informazioni parziali o scorrette. Di fatto non esiste alcun controllo.

5. Non integrabilità con gli strumenti aziendali già in essere

WhatsApp scavalca tutti gli ERP, CMMS e gestionali del caso. Anche tutti gli altri strumenti di comunicazione aziendali più tradizionali (email). In altre parole: non è integrabile con gli altri sistemi e strumenti corporate. Tutte le conversazioni sulle chat,  confuse, caotiche, non strutturate sono di fatto inaccessibili e quindi inutili, un guazzabuglio di informazioni che per poter essere messe a valore devono essere ulteriormente selezionate, classificate e riportate manualmente sui gestionali aziendali per essere disponibili e analizzate in futuro: un’operazione estremamente complessa e time-consuming. 

In un contesto come quello del plant, con situazioni di urgenza che possono determinare gravi conseguenze quali fermi macchina o nei casi più gravi il blocco della produzione, questa mancanza di integrabilità rallenta drammaticamente i processi di risoluzione delle criticità, traducendosi in maggiori costi.

La soluzione: Interacta per allontanare i rischi delle app di messaggistica istantanea nella produzione

Come risolvere i problemi di cui abbiamo appena parlato? Grazie a un modo di interagire naturale, il nuovo approccio che permette di gestire i processi in modo strutturato e sicuro, ma anche rapido, semplice e intuitivo. E grazie a Interacta, la prima piattaforma italiana che favorisce proprio l’interazione naturale: facile da usare come WhatsApp, è anche uno strumento potente per monitorare centralmente i processi e raccogliere tutti i dati utili in formato digitale, senza bisogno di doverli trascrivere. Non solo documenti e procedure già strutturate, ma anche tutto l’insieme di quelle informazioni qualitative e volatili che prima si perdevano nelle interazioni tra pochi, nelle telefonate o, appunto, nelle chat di WhatsApp.

Grazie a Interacta, le persone potranno collaborare e definire workflow ad hoc per ogni attività e intervento semplicemente scrivendo un post sulla piattaforma. Il post viene visualizzato in tempo reale da tutti i membri delle community di processo. Ognuno può offrire aiuto sulle community, aggiungendo commenti, like o allegando foto e documenti. Tutte le informazioni sono raccolte e classificate e tutto il processo di produzione è monitorato nella sua interezza, lasciando ai team del plant tempo e libertà per lavorare al meglio.

5 ottimi motivi per passare a Interacta 

Le nuove forme di interazione naturale abilitate da Interacta permettono di ottenere cinque importanti vantaggi operativi e di business per i team al lavoro sul plant.

1. Strutturare la collaboration tra persone: grazie a Interacta, si comunica e si condividono informazioni, documenti e procedure, con le stesse dinamiche di tutti i giorni. La collaborazione avviene sia tra i team legati alla produzione e alla manutenzione che con altre aree aziendali (sicurezza, qualità, management, HR, marketing, sales). Tutto diventa facilmente ricercabile grazie ai potenti filtri di ricerca.
2. Diffondere la conoscenza delle singole persone, che diventa patrimonio aziendale e, pertanto, facilmente accessibile. Così, non occorre interrompere il lavoro quando un manutentore senior è assente. Allo stesso modo, le informazioni importanti rimangono in azienda se qualcuno decidesse di cambiare lavoro e chi subentra ha già tutto pronto per iniziare, senza bisogno di lunghi passaggi di consegne.
3. Semplificare l’analisi e l’interpretazione dei dati e delle attività: Interacta raccoglie, organizza e analizza tutte le informazioni, strutturate e non, in modo da offrire alla direzione un quadro completo e aggiornato in tempo reale di tutto ciò che avviene sulla linea di produzione attraverso dashboard, report completi.
4. Aumentare l’engagement delle persone: sulla piattaforma, ognuno partecipa attivamente alla definizione delle strategie e delle tattiche operative, può offrire e ricevere aiuto e formazione personalizzata. Vi è confronto diretto e maggiore riconoscimento dei successi personali: tutto ciò aumenta la motivazione dei team, evidenziandone i meriti e gli obiettivi raggiunti. La comunicazione è sicura e naturale: anche i manutentori millennial la usano con semplicità
5. Garantire la sicurezza: Interacta è una piattaforma aziendale che permette di gestire i processi e le comunicazioni in modo sicuro, grazie a funzionalità evolute di secure data storage, controllo granulare degli accessi e security encryption system.

Interacta: gestire in modo efficiente tutti i processi del plant evitando i rischi delle app di messaggistica istantanea

Così Interacta si rivela uno strumento prezioso che risponde alle esigenze di chi lavora in un plant, dal direttore di produzione, al manutentore ai team impegnati sulle linee di produzione, perché implementa alti livelli di sicurezza e, allo stesso tempo, mette a servizio delle persone una piattaforma di collaboration facile e intuitiva, che agevola lo scambio di know-how, l’autoregolamentazione e l’innovazione bottom-up. 

In altre parole consente di:

• trovare le informazioni necessarie per risolvere problemi urgenti sulle linee,
• aiutare i team maintenance a tracciare, organizzare e semplificare tutte le loro attività,
• supportare gli operatori nello strutturare gli eventi sulle linee di produzione,
• garantire più coinvolgimento e soprattutto maggiore efficienza.

Con il risultato di evitare i fermo macchina, aumentare l’efficienza degli interventi, ridurre drasticamente tempi e costi. Un’unica piattaforma per gestire in modo efficiente tutti i processi del plant: la naturalità di Whatsapp e la sicurezza e la capacità di strutturare dati e info che le app di messaggistica istantanea non avranno mai.