Partiti dalla necessità di uniformare i processi tra le 8 sedi dell’organizzazione, grazie a Interacta ABF è riuscita a centralizzare informazioni e comunicazione e a mettere a sistema la gestione dei processi di diverse aree.
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ABF (Azienda Bergamasca Formazione) è un ente autonomo della Provincia di Bergamo, accreditato per formazione professionale e i servizi all’impiego. Diffonde e realizza attività formative lungo tutto l’arco della vita della persona e risponde alle richieste specifiche di aziende, enti e privati nell’ambito della formazione, dell’orientamento, dell’accompagnamento e del sostegno al lavoro. È presente sul territorio provinciale con 8 sedi e forma oltre 2500 studenti e studentesse all’anno.
La prima sede di ABF venne fondata nel 1972. Negli anni Azienda Bergamasca Formazione si è espansa, arrivando a coprire, con 8 sedi, una buona parte del territorio della provincia di Bergamo. Ogni sede nasce e cresce con le proprie peculiarità e con modus operandi e processi distinti.
A un certo punto è arrivata la necessità di uniformare i processi per poter lavorare in modo organico in tutte le sedi.
“A volte capitava che una sede non fosse a conoscenza delle attività in corso in un’altra sede oppure che le informazioni circolassero in maniera incompleta” – racconta Silvia Spreafico, responsabile formazione continua e permanente di ABF – “Con Interacta sappiamo finalmente tutte le attività proposte nelle diverse sedi, senza doverle scoprire dai social come se fossimo degli esterni”.
Anche se nelle singole sedi le cose funzionavano, per lavorare in modo organico è importante che la struttura sia modulare. Interacta entra in gioco per andare incontro a queste esigenze: consentire a tutte le sedi di ABF di lavorare allo stesso modo, centralizzare informazioni e conoscenza, ma anche migliorare la comunicazione interna per condividere e trasmettere buone pratiche.
“Abbiamo scelto Interacta anche perché è uno strumento in grado di fornire dati e statistiche e che ci permette di rispondere a domande relative al numero di corsi proposti, avviati, ecc. Tutti dati che con il solo utilizzo del gestionale interno spesso non riuscivamo a recuperare”, afferma Danilo Caccia, responsabile della comunicazione di ABF.
Il progetto di ABF con Interacta ha avuto diverse fasi di sviluppo. Si è partiti dalla parte di ticketing e di comunicazione interna per poi arrivare alla gestione dei processi per i corsi dell’area lavoro.
Il primissimo passo è stato quello di facilitare la comunicazione interna con la creazione della community “People”, dove ogni persona può leggere o condividere informazioni sul proprio lavoro, ma anche intrattenere colleghi e colleghe con alcune curiosità.
Interacta è stata anche la soluzione per creare uno spazio dedicato alle comunicazioni di servizio, dove il direttore generale o altre figure possono fornire informazioni relative a nuovi ingressi, modulistica, e altre questioni che prima non si sapeva dove collocare.
Successivamente ABF ha voluto concentrarsi sul sistema di ticketing, utile per segnalare tempestivamente un guasto, ma anche per dare il via ad attività che dipendono da altri uffici.
Il sistema di ticketing implementato su Interacta è stato fondamentale al reparto comunicazione. Quest’ultimo adesso riceve una notifica immediata sulle attività in corso in modo da poter organizzare la comunicazione verso l’esterno.
Il ticketing è stato fondamentale anche per la pubblicazione dei nuovi corsi. Non appena un nuovo corso viene approvato, il team comunicazione viene automaticamente avvisato e può metterlo online.
“Prima di Interacta questo processo subiva spesso intoppi o rallentamenti e non eravamo in grado di misurarlo. Adesso lo chiudiamo in meno di una settimana”, racconta Danilo Caccia.
Dopo comunicazione e ticketing, ABF ha affrontato la questione più ampia della gestione dei processi riguardanti l’area lavoro. Quest’ultima, infatti, ha subito una riorganizzazione in seguito ad alcune riforme regionali e all’accreditamento di ABF per i servizi al lavoro. Dall’avere uno o più operatori dedicati al tema in ogni sede, si è passati a una centralizzazione del servizio con la nomina di alcune figure di coordinamento di tutta l’area.
“Interacta è stata centrale perché ha permesso di mettere a sistema i processi riguardanti l’area lavoro.”, ci spiega Silvia Spreafico.
L’area lavoro di ABF, in Interacta è sviluppata in 4 sezioni: area people, richieste dall’esterno, proposte e gestione dell’area.
Nelle ultime tre sezioni è stato disegnato e poi sviluppato un intero processo, che parte da quando arriva la richiesta di un corso dall’esterno e termina con la rendicontazione dello stesso una volta concluso. In mezzo ci sono tutta una serie di step che riguardano la gestione del corso.
“Circa l’85% dei docenti che tengono i nostri corsi consultano Interacta una volta a settimana. Per noi dipendenti, invece, è diventato una routine: al mattino, così come consultiamo la mail, apriamo anche Interacta”, afferma Silvia.
Ad oggi su Interacta sono attive 495 persone del team ABF.
Per quanto riguarda ticketing e comunicazione i risultati in termini di efficienza sono grandiosi: si sa sempre a che punto si trova la segnalazione di un guasto e i tecnici non sono invasi da mail che rischiano di andare perse.
L’ufficio comunicazione ha una panoramica completa di tutto ciò che accade nelle varie sedi e può preparare in tempo tutto il materiale necessario per informare l’utenza attraverso sito web e canali social.
C’è moltissimo entusiasmo anche nell’area lavoro, che ha migrato tutti i processi riguardanti i corsi dentro Interacta, dandogli una struttura.
Una volta definiti i processi, a questi sono stati associati dei task automatici. Questo significa che la piattaforma non consente di passare alla fase successiva se quelle precedenti non sono state completate. Così facendo i responsabili hanno un quadro complessivo dei processi in atto e possono monitorare che tutto proceda come deve. E gli operatori hanno sempre a disposizione date di scadenza e priorità.
“Con Interacta siamo partiti da quello che le persone facevano veramente per arrivare a definire un processo completo in grado di supportare gli operatori nel lavoro quotidiano” – sostiene Silvia.
La gestione dei corsi su Interacta permette ad ABF di monitorare parametri come il numero di iscritti, l’andamento dei corsi o il fatturato e di poter effettuare con facilità un successivo controllo di gestione.
Interacta mette a disposizione anche una sezione di analisi, dove ABF può consultare dashboard di riepilogo e rielaborazione di tutti i dati del gestionale, integrato a Interacta.
Questo fornisce metriche utili a sviluppare future azioni di marketing mirate.
Inoltre, sempre grazie alle dashboard, ABF è riuscita ad avere una mappatura strutturata e una visione chiara delle loro oltre 4000 collaborazioni, cosa che li ha portati a una maggior comprensione dei fabbisogni di mercato
In soli 6 mesi dall’adozione, già il 50% dei corsi veniva gestito su Interacta, per un totale di oltre 2200 corsisti.
“Nella seconda parte dell’anno siamo riusciti a spostare sulla piattaforma ormai tutti i corsi della nostra offerta formativa e di tutte le sedi.”, afferma Danilo.
Al momento ABF sta definendo un insieme di task da automatizzare per gli altri ambiti legati all’area lavoro (tirocini extra curricolari, piani finanziati con fondi e altro) con l’obiettivo di coprirla tutta con Interacta entro la fine del 2023.
Inoltre, in ABF c’è il desiderio di allargare, in futuro, l’utilizzo della piattaforma a tutte le altre sezioni dell’organizzazione, come la contabilità o l’ufficio personale.
“Molti dei nostri processi toccano varie aree e avere tutto all’interno di un unico strumento è per noi fondamentale”, conclude Silvia.
Con Interacta, ABF ha trasformato la comunicazione e la gestione tra le sue 8 sedi, portando chiarezza, efficienza e decisioni basate su dati.
È uno strumento che aiuta a capire a che punto del processo si è, grazie anche ai task automatici, e permette di avere una gestione delle informazioni corretta nel corso del tempo, senza perdere pezzi per strada.
Il tempo e le energie che fa risparmiare ai team. Adesso, in un unico luogo e in tempo reale, ABF riesce a trovare le informazioni su tutto quello che stanno facendo colleghi e colleghe delle 8 sedi.
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