È successo: l’azienda ha individuato una nuova piattaforma che ci si auspica possa aumentare la produttività, snellire i processi e portare notevoli vantaggi competitivi. Ha investito tempo e risorse per capire se fosse davvero adatta al proprio scopo, stretto un accordo con l’azienda fornitrice e avviato il percorso di formazione e change management. Spesso però convincere i dipendenti ad adottarla risulta più difficile del previsto e l’impresa finisce per scontrarsi con una sottostimata resistenza.
Nulla di nuovo, si sa che la user adoption è una delle fasi più delicate. I lavoratori possono percepire il cambiamento come un obbligo a uscire dalla propria comfort zone e un carico di lavoro in più. Non importa se la nuova piattaforma può rendere la routine quotidiana più semplice, spesso comporta un processo di apprendimento e questo può scoraggiarne l’adoption. Quindi, come convincere le persone ad abbracciare la novità?
Le cause a monte di una user adoption difficile
Durante il processo di adoption, se anche un solo lavoratore rimane indietro, ancorato ai sistemi precedenti, la soluzione rischia di non portare i risultati e il ROI sperati. Per l’azienda significa andare in perdita rispetto all’investimento fatto e abbandonare un’opportunità di crescita per il business. In questo frangente è importante capire quali sono i timori e gli ostacoli percepiti dal singolo e organizzare un percorso di affiancamento in grado di far percepire i benefici e i motivi dietro la scelta. Molto spesso infatti una bassa adoption può derivare da:
- vantaggi poco chiari
- esperienza d’uso difficile
- utenti poco coinvolti
- la percezione del nuovo tool come uno strumento di controllo imposto dall’alto
L’azienda deve innanzitutto impegnarsi a comunicare quanto la nuova tecnologia sia in grado di aiutare le persone a svolgere al meglio i processi e le proprie attività. Allo stesso tempo però, tutta la comunicazione del mondo non avrà effetto se il tool che si va a proporre non rispecchia le promesse fatte. Per aiutare le aziende in questo passaggio abbiamo stilato 3 fattori da non sottovalutare che influenzano il tasso di adozione di una piattaforma.
Strumenti a misura d’uomo
Sono ancora troppe le piattaforme che non tengono conto delle persone che le utilizzano tutti i giorni. Workflow e processi complessi, nuove interfacce e termini da imparare, tutto questo per il lavoratore rappresenta un grande disincentivo. Al contrario, più lo strumento stesso risulta intuitivo, più sarà facile ottenere un buon livello di user adoption.
E se al posto di lunghe ore di formazione la piattaforma fosse pensata per adattarsi al linguaggio dei lavoratori? Non stiamo parlando di scenari fantascientifici ma di prendere esempio dal modo in cui le persone comunicano tutti i giorni, anche nella vita extra lavorativa, per progettare tool di lavoro realmente funzionali. La ricerca di un’esperienza utente sempre più naturale è infatti determinante ed è un qualcosa che le aziende non possono ignorare nella scelta di nuovi strumenti di innovazione. L’obiettivo è far sì che gli strumenti di lavoro si adattino ai processi reali e alle modalità con cui le persone collaborano veramente, invece di creare tool tecnologicamente avanzati che funzionano secondo loro schemi.
All in one
Se il lavoratore deve usare un tool diverso per ogni processo vedrà l’aggiunta di una nuova piattaforma come un ulteriore dispendio di tempo. Quando avrà tempo per esplorarla? Quante volte al giorno si ricorderà di aprirla e controllare le notifiche? Tutti gli strumenti che utilizza causano confusione? Queste sono domande che l’azienda deve porsi se vuole ottenere un buon tasso di adozione. Utilizzare canali diversi non solo per la gestione delle attività ma anche per la comunicazione, come email, Whatsapp e chat di gruppo, può compromettere la produttività. Il rischio dietro l’angolo è quello di perdere qualche informazione perché l’attenzione viene dispersa su tanti fronti.
Anche per questo, scegliere un’unica piattaforma per gestire tutti i processi, che sia integrata con gli altri strumenti core aziendali, può garantire una buona user adoption. La vita dei dipendenti sarà molto più semplice: appena arrivati al lavoro potranno fare affidamento su un unico strumento dove ricevere tutti gli aggiornamenti e le comunicazioni importanti e aggiornare lo stato delle loro attività. Allo stesso tempo, per il management sarà più facile monitorare l’andamento dei progetti ed effettuare delle analisi, grazie a tutti i dati e le informazioni raccolti in un unico spazio.
Andare oltre
Nell’articolo precedente abbiamo parlato dei vantaggi di creare una comunità aziendale. Un lavoratore ingaggiato e attivo all’interno dell’azienda sarà sicuramente più propenso ad abbracciare le novità che gli vengono proposte. In questo caso, lo strumento stesso e il modo in cui viene utilizzato possono fare la differenza. Coinvolgere il dipendente in attività che vanno oltre la semplice routine lavorativa e favorire le relazioni tra le persone sulla piattaforma ne incoraggia l’uso, soprattutto da parte di chi lavora fuori dall’ufficio e ha solo quello spazio online per interagire con i colleghi.
Per l’azienda vuol dire fare un ulteriore passo avanti, indicando la nuova piattaforma come unica soluzione digitale per dare struttura alla socialità in azienda. Gli scambi di informazioni tra colleghi, l’organizzazione di meeting di lavoro, ma anche di attività ricreative fuori orario sono tutte opportunità per favorire l’adoption. Qualche esempio? Mentre le persone sfruttano lo strumento per organizzare una riunione, un torneo di biliardino, o per scambiarsi degli oggetti nello spazio online adibito a mercatino, imparano nuove funzioni e le fanno proprie. Alla fine utilizzare la piattaforma per gestire i processi quotidiani diventa naturale e immediato.
Interacta: tutta una questione di persone
Quando abbiamo progettato Interacta, la soluzione che rende naturale la gestione di processi, comunicazione e conoscenza, ci siamo focalizzati su alcune necessità specifiche delle persone in azienda. Perché, nonostante il gestionale, una gran parte dell’operatività quotidiana non riesce a essere tracciata? Quanto sono funzionali i flussi infiniti di email per reperire in fretta i dati del cliente? Come mai i dipendenti finiscono per comunicare su Whatsapp quando devono scambiarsi informazioni sullo stato e la gestione delle varie attività? In molti casi, gli strumenti utilizzati non rispecchiano il modo in cui le persone lavorano. Mancano di flessibilità, semplicità, rapidità e non forniscono una visibilità completa su come vengono gestiti i processi.
Interacta va oltre tutto questo e si trasforma in un ulteriore spazio aziendale, al pari di quello fisico, accessibile in ogni momento da desktop e mobile. Il tutto attraverso un’interfaccia molto simile per aspetto a quella di un social ma, allo stesso tempo, ricca delle funzioni per la gestione del business nei suoi molteplici aspetti, dall’operatività all’amministrazione. Che sia utilizzata per promuovere la comunicazione interna, per gli interventi di manutenzione sul campo o per governare il reparto sales, Interacta si adatta alle modalità con cui le persone vivono il lavoro rendendo l’user adoption effortless, piacevole e naturale.
