Le persone si stanno riappropriando del loro tempo: chiedono un buon bilanciamento tra vita privata e professionale, vogliono sentirsi motivate e coinvolte in ciò che fanno.
L’era del lavoro fine a sé stesso è finita e ce lo hanno dimostrato forte e chiaro fenomeni come Great Resignation, YOLO Economy (You Only Live Once), Quite quitting, la corsa alla retention dei talenti. Si tratta di sentimenti diffusi che stanno rivoluzionando il mondo del lavoro, creando una maggiore attenzione verso il benessere delle persone e la loro esperienza complessiva in azienda.
A questo dobbiamo aggiungere la diffusione di lavoro ibrido e da remoto e la digitalizzazione sempre più potente. Di fronte a tutto ciò, per restare competitive e attrattive, alle aziende si chiede di ripensare le loro strategie, adottando un approccio integrato alla gestione delle risorse umane e anche dei processi aziendali.
La soluzione si chiama Intranet aziendale, un’infrastruttura indispensabile per gestire un flusso efficiente delle informazioni, per promuovere la collaborazione e la costruzione e diffusione della cultura aziendale.
Forse l’ultimo ricordo che hai di una intranet non corrisponde perfettamente a quanto appena detto. Se hai in mente sistemi “polverosi”, confusionari e sgradevoli da navigare, ti dimostreremo che le intranet potrebbero davvero stupirti.
Nel corso di questo articolo vedremo, quindi, 5 motivi per aggiornare la tua intranet aziendale affinché si evolva in una piattaforma di Digital Workplace avanzata.
Per Digital Workplace intendiamo un approccio olistico alla gestione del lavoro che tiene conto di esigenze e aspettative delle persone e considera la tecnologia come un amplificatore delle competenze umane, non come una sostituta.
Insomma, il cambiamento è in atto e ci conviene abbracciarlo. Prima, però, facciamo un ripasso di cos’è una Intranet e perché può abilitare il Digital Workplace in azienda.
Che cos’è una Intranet aziendale: limiti e possibilità
L’intranet è una rete interna privata e sicura, accessibile solo ai dipendenti di una determinata azienda e che consente loro di condividere informazioni e risorse, comunicare e collaborare.
L’intranet può includere diversi strumenti e funzionalità come siti web interni, forum di discussione, chat, calendari, repository di documenti.
L’intranet dovrebbe essere progettata per migliorare la comunicazione e la collaborazione tra le persone, semplificare l’accesso alle risorse aziendali e favorire lo scambio di conoscenze e informazioni all’interno dell’azienda.
I limiti della Intranet oggi
Di fronte allo scenario lavorativo dinamico odierno, le Intranet spesso non sono state al passo perché caratterizzate da interattività e intuitività ridotte, che non permettono una comunicazione bidirezionale o una collaborazione efficace tra i membri dei team.
Inoltre, le Intranet tradizionali difficilmente integrano gli altri strumenti di produttività che le persone utilizzano nel loro lavoro di tutti i giorni, non si configurano quindi come reali punti di accesso per tutti gli strumenti di lavoro.
Questo ha portato nel tempo a una scarsa adoption dello strumento.
Intranet come punto d'accesso al Digital Workplace
C’è bisogno di ripensare l’Intranet e allinearla alle esigenze odierne delle persone e delle organizzazioni. Il vecchio modello dell’Intranet come “sito web con homepage” non è più sufficiente. L’intranet deve diventare un sistema pervasivo che fornisce informazioni, servizi e spinge alla collaborazione. In altre parole: deve diventare una piattaforma che possa veramente supportare la digitalizzazione del lavoro e favorire la collaborazione, la comunicazione e l’engagement all’interno dell’organizzazione.
Come si può realizzare tutto questo? Evolvendo le strategie aziendali seguendo il framework del Digital Workplace. Il fine è creare un ecosistema digitale che non solo racchiude la conoscenza aziendale, ma che pone al centro la facilità di comunicazione e collaborazione tra persone e team.
Ripensare la Intranet significa dunque riconoscere la sua funzione di primo abilitatore della strategia del Digital Workplace.
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5 motivi per aggiornare la Intranet aziendale
Vediamo ora 5 motivi – e vantaggi – per ripensare la tua Intranet aziendale affinché evolva in uno strumento di Digital Workplace.
1. Incremento della produttività e dell’efficienza
Devo iniziare un nuovo task, ho in mente l’obiettivo e ben fissata la deadline. Ora devo solo procurarmi il materiale che mi serve e posso mettermi al lavoro.
24 ore dopo sono ancora lì, tra mail, spazi di archiviazione drive e i “cassetti polverosi” della nostra vecchia Intranet a cercare la versione corretta del documento da cui devo partire per svolgere il nuovo task.
Finalmente lo trovo, ma sento una notifica dalla chat aziendale. Sono alcuni miei colleghi, che hanno bisogno di me. Ok, sembra importante, devo rispondere. Nessun problema, esco un attimo da qui e poi torno sul task.
Un’ora dopo: aspetta, ma cosa stavo facendo?
Secondo un rapporto McKinsey, un dipendente medio trascorre circa il 20% della propria settimana lavorativa alla ricerca e alla raccolta di informazioni.
Una Intranet aziendale che funziona può rivoluzionare la produttività e l’efficienza all’interno dell’organizzazione perché dotata di una potente funzionalità di ricerca intelligente, in modo che i dipendenti possano trovare i file di cui hanno bisogno in pochi secondi.
Inoltre, l’integrazione – in un unico luogo – di tutti gli strumenti che servono per lavorare bene, evita distrazioni, rallentamenti, consentendo un flusso di lavoro più snello.
Dai, lo portiamo a termine questo task?
2. Potenziamento della collaborazione e della comunicazione
Sono a un buon punto rispetto al mio task, ma vorrei tanto una revisione da parte di una persona del reparto tecnico. Aspetta, ma chi è la persona che fa al caso mio? E poi, come la contatto? Che fatica.
Una Intranet aggiornata deve favorire e facilitare la collaborazione tra i membri di un team, ma anche a tutti i livelli dell’organizzazione. Questo si può ottenere attraverso l’integrazione di chat, la creazione di spazi per la condivisione di idee, le risorse e per la gestione di progetti di gruppo.
Ma non solo: grazie all’implementazione di funzionalità tipiche dei Social Network come commenti, menzioni, feedback e sondaggi è possibile instaurare, tra il personale, comunicazioni bidirezionali, coinvolgenti e… rompere il ghiaccio.
Dinamiche di collaborazione e comunicazione in azienda contribuiscono alla diffusione di una cultura aziendale che fa stare bene le persone e le spinge a costruire rapporti basati sulla cooperazione e il dialogo.
Grazie a un ambiente digitale che favorisce la socialità, la collaborazione, il benessere e la produttività, si ottiene più coinvolgimento e motivazione e si riducono le distanze fra i vertici aziendali e le persone.
Alla fine ho trovato il collega del reparto tecnico da ingaggiare e, grazie al suo contributo, il task è stato un successo. Grazie a Interacta ho capito qual era la persona giusta da coinvolgere in base alle sue competenze e l’ho coinvolta tramite una semplice menzione su un post.
3. Miglioramento dell’accessibilità e della flessibilità
L’intranet aziendale a prova di futuro offre un accesso rapido e facilitato alle informazioni e alle risorse aziendali, indipendentemente dalla posizione geografica o dall’orario di lavoro. Infatti, le persone possono accedere all’Intranet da qualsiasi dispositivo connesso a Internet e lavorare da remoto, durante gli spostamenti o, perfino, al di fuori degli orari prestabiliti.
Questo permette a chi lavora maggiore flessibilità – e anche autonomia – nella gestione dei compiti assegnati.
4. Maggiore diffusione della conoscenza
La condivisione di conoscenze e informazioni all’interno dell’azienda è fondamentale per il suo successo.
Non più un mero deposito di informazioni o un mezzo unidirezionale di comunicazione, l’Intranet deve diventare il fulcro dell’ambiente di lavoro digitale, il punto di accesso privilegiato che permette alle persone di connettersi e interagire con tutti gli strumenti, i servizi e le risorse disponibili.
Quando questo accade si crea una base di conoscenza centralizzata, accessibile a tutti i team. Guide, manuali, best practice, risorse formative: l’Intranet facilita il trasferimento delle conoscenze specialistiche e aumenta il livello di competenza all’interno dell’organizzazione.
Più è diffusa la conoscenza, più le persone si sentiranno a proprio agio nello svolgere task di diverso tipo con agilità e senza perdite di tempo.
5. Miglioramento dell’esperienza dei dipendenti, del loro coinvolgimento e dell’employer branding
Le Intranet aziendali moderne permettono alle persone di lavorare bene, in maniera agile e collaborativa, evitando colli di bottiglia e tempo perso nella ricerca di materiale disperso in luoghi differenti. Le Intranet devono permettere, inoltre, la personalizzazione (modificare l’interfaccia, scegliere quali informazioni visualizzare, impostare notifiche personalizzate) affinché ogni persona possa trovarsi di fronte a un ambiente di lavoro ottimale e adatto alle sue esigenze.
Nelle Intranet le aziende devono poter veicolare in maniera chiara le informazioni e aggiornarle tempestivamente in caso di necessità. Devono, inoltre, poter coinvolgere il personale e condividere i valori cardine dell’organizzazione.
Le persone devono avere la possibilità di comunicare e collaborare, anche a chilometri di distanza. Questo li aiuta a sentirsi parte integrante della loro organizzazione, più coinvolti e a diventare – spontaneamente – portavoce e brand ambassador dell’azienda in cui lavorano e dei suoi valori.
Ormai è chiaro: mettere le persone nelle condizioni di lavorare bene offre all’azienda benefici da ogni punto di vista. Si evitano i fenomeni di cui parlavamo all’inizio di questo articolo (Great Resignation, Quiet Quitting, ecc), le persone sono più produttive, i processi diventano più snelli e le organizzazioni ne traggono vantaggi anche economici.
