La Meccanica era alla ricerca di uno strumento per gestire le informazioni in un unico luogo, creando uno storico consultabile delle attività commerciali, degli interventi tecnici e delle attività svolte presso i clienti. L’obiettivo era migliorare la comunicazione e la collaborazione per ottimizzare i tempi di ricerca delle informazioni e sfruttare al meglio le opportunità di business.
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La Meccanica è un’azienda manifatturiera che opera da sessant’anni nella costruzione di macchinari e impianti per la produzione di pellet per le stufe e per il mangime animale. Installata in 60 paesi con 28 agenti e distributori, ha 8 sedi in tutto il mondo. Ha un team di tecnici specializzati che intervengono direttamente presso la sede del cliente.
Quando La Meccanica si è rivolta a noi, aveva come prima esigenza quella di organizzare tutte le informazioni relative al rapporto con i clienti e semplificare la gestione commerciale, che avveniva attraverso processi organizzati con fogli di calcolo e con strumenti gestionali, come ci ha raccontato Daniele Rebellato, Responsabile ICT de La Meccanica:
“Con il nostro gestionale avevamo un archivio dei clienti funzionale all’emissione e alla stampa delle fatture, ma spesso ci trovavamo con informazioni duplicate ed errori e i nostri applicativi rendevano spesso i dati non condivisibili”
L’ambizione era rendere i dati fruibili anche a interlocutori esterni, come agenti commerciali o manutentori esterni, che lavorano prevalentemente sul campo e necessitano di avere, ovunque e con qualunque device, accesso alle informazioni funzionali al proprio lavoro.
“Il problema era che avevamo strumenti diversi, usati da interlocutori diversi, per comunicare gli stessi dati” spiega Rebellato “Prima di Interacta utilizzavamo strumenti inefficaci al nostro scopo: con l’uso di Skype, Whatsapp e email, non c’era un raccoglitore condiviso che permettesse di rendere fruibili i dati raccolti. Prima, per esempio capitava che per un solo progetto, eravamo costretti a consultare circa duemila email, cosa che richiedeva molto effort e tempo.”
Un’altra esigenza che La Meccanica ha subito manifestato era di avere la possibilità di monitorare le attività dei tecnici on field in real time. La conoscenza effettiva del lavoro svolto era stata affidata fino a quel momento solo a pochissime persone, le uniche in possesso dei dati utili, che trasmettevano le informazioni solamente a posteriori.
“Avevamo l’esigenza di monitorare l’attività tecnica creando una cronistoria relativa agli interventi”, ha spiegato Rebellato. “La difficoltà di reperire informazioni sulle attività svolte presso i clienti dipendeva dalla complessità della comunicazione tra le risorse tecniche e gli uffici ed era dovuta alla mancanza di strumenti adeguati”.
Con Interacta, La Meccanica ha adottato un sistema di gestione dei processi e di comunicazione univoco di facile utilizzo, in grado di unificare e tracciare le informazioni. Questo ha, da subito, semplificato i processi di gestione commerciale rendendo fruibili le informazioni sui clienti sia agli operatori esterni che interni, con suddivisione geografica: i dati relativi ai clienti diventano digitali, condivisi e strutturalmente organizzati.
“Interacta ha reso fruibili le informazioni sui singoli clienti, così gli operatori possono, tramite l’app, verificare la situazione completa dei propri clienti, gli ordini in essere, le opportunità e le generation lead”, ha detto Rebellato. “Grazie a Interacta, con le dashboard che si integrano verticalmente con il nostro database, offriamo alle nostre risorse la possibilità di avere un quadro chiaro della situazione”.
Anche la problematica del monitoraggio delle attività tecniche è stata risolta con Interacta, rendendola possibile in tempo reale. La condivisione del lavoro svolto sul campo, facilitato anche dalla possibilità di inserire nei post foto e video, permette una totale tracciabilità e si ottengono visibilità e controllo sulle problematiche che quotidianamente possono inficiare il corretto svolgimento delle attività.
“Con Interacta possiamo costruire lo storico di ogni intervento tecnico, grazie a un unico strumento che ha le informazioni sufficienti a prendere decisioni migliori”, ha raccontato Rebellato. “Con la lettura del data mart lavoriamo con dati certi e registrati, attraverso una consultazione diretta ed efficace”.
La Meccanica ha compreso ben presto le potenzialità di Interacta e la sua flessibilità così da ampliarne l’utilizzo in diversi ambiti e dare risposte ad altri bisogni, come il miglioramento della comunicazione interna. Rebellato ci svela infatti che:
“Con Interacta abbiamo risolto anche le problematiche relative alla comunicazione interna che prima era anche lì eterogenea. Le persone interagiscono con la bacheca digitale interna tramite l’app di Interacta e hanno a disposizione uno strumento unico ricevere e accedere a tutte le informazioni, le novità e le comunicazioni istituzionali, ma non solo ci scambiamo anche informazioni sui tornei di calcetto che facciamo e via dicendo” controversie
Uno strumento quindi che permette alle persone di socializzare, creare relazioni e sentirsi partecipi alla vita aziendale, ma anche di diffondere al meglio la conoscenza, come testimoniano ancora le parole di Daniele Rebellato:
“Abbiamo creato grazie a Interacta anche ciò che si può definire la Wiki aziendale, la “biblioteca” interna multimediale, dove tutti possono trovare ad esempio le procedure di lavorazione, approfondimenti su determinati argomenti, sui materiali e un know-how che normalmente è patrimonio solo di persone specifiche è molto specializzate. Con Interacta siamo riusciti a portare questa conoscenza anche al resto del personale in modo che tutti possano comprendere meglio la propria azienda e come arrivare ai risultati.”
“I più grandi vantaggi che ha portato Interacta sostanzialmente sono l’ottimizzazione dei tempi per lo scambio di informazioni e la normalizzazione dei dati” sintetizza così Daniele Rebellato i vantaggi che i risultati che La Meccanica ha ottenuto grazie a Interacta e continua “Abbiamo richiesto uno strumento per risolvere la parte CRM, invece abbiamo trovato uno strumento che ci ha dato la possibilità di far confluire ogni tipo di informazione nello stesso luogo”
Agenti commerciali, manutentori, assistenti tecnici e operatori usano Interacta per lo scambio di informazioni, tramite un’unica piattaforma dove confluisce tutta la comunicazione aziendale interna ed esterna, secondo processi chiari e semplici.
La possibilità di consultare i dati in modo uniforme e in tempo reale offre come vantaggio di business la possibilità di prendere scelte migliori basandole su informazioni precise, ossia dati certi e registrati, migliorando i processi decisionali di ogni risorsa.
Principali vantaggi:
«Con Interacta siamo riusciti a concentrare le informazioni in unico strumento, con la possibilità di consultare i dati con immediatezza e soprattutto di tracciarli”, conclude “In tal modo è aumentata la produttività di circa il 70%»
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La condivisione uniforme delle informazioni e standardizzazione dei processi di comunicazione e la possibilità di digitalizzare tutte le risorse, anche quelle tecniche direttamente on field.
Mai più senza Interacta perché le opportunità che offre sono numerose e stimolano l’immaginazione per idee future. Per citare Daniele Rebellato: “Le nostre risorse si arrabbierebbero se non potessero più utilizzare Interacta da un giorno all’altro!”
Produttività aumentata del 70% grazie alla riduzione dei tempi di scambio e ricerca delle informazioni, al maggior controllo e monitoraggio in tempo reale delle attività, al decision making basato su dati affidabili e confrontabili.
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