Smart working è stato per molto tempo l’imperativo per creare un’azienda flessibile e rimuovere i vincoli legati alla postazione fissa di lavoro. La consumerizzazione dell’IT e la diffusione delle tecnologie mobili hanno permesso alle persone di lavorare in modo più flessibile, svolgendo le loro attività quando e dove occorreva.
Ma la consumerizzazione dell’IT potrebbe portare a un incremento dei rischi legati al business, quali: perdita di informazioni, difficoltà nel recuperare dati importanti, destrutturazione dei processi e incapacità di tutelare i segreti aziendali in modo appropriato.
In questo scenario, la sfida del CIO consiste nel mettere l’azienda nelle condizioni di governare i processi e le informazioni aziendali. Per affrontare questa sfida, occorre dotare le persone di piattaforme di collaboration evolute in grado, da un lato, di abilitare e potenziare le nuove forme del lavoro agile e, dall’altro, di rispondere alle attuali esigenze in termini di sicurezza e gestione del patrimonio documentale e conoscitivo dell’azienda.
Dallo smart working all’interazione naturale
Secondo l’Osservatorio Smart Working, il lavoro agile ha aumentato del 15% la produttività di ogni persona. Di fatto, i pilastri del lavoro agile – flessibilità, collaborazione, bilanciamento vita-lavoro e rapporti di maggiore fiducia con il manager e i colleghi – sono ormai requisiti imprescindibili per attrarre e trattenere i millennials in azienda.
Uno dei fattori abilitanti dello smart working è la consumerizzazione dell’IT, il fenomeno inevitabile secondo cui l’uso delle tecnologie aziendali è plasmato dall’evoluzione di quelle personali. Le aziende hanno infatti visto una diffusione sempre maggiore di laptop, smartphone e tablet, oltre che di servizi online e social network già largamente usati nelle vita di tutti i giorni.
Per non perdere la leadership dell’innovazione, il responsabile dei sistemi informativi ha dovuto espandere il proprio set di abilità e progettare una nuova generazione di strumenti capaci di ridurre la differenza tra IT aziendale e individuale. Ma il dilagare di questi strumenti ha reso più difficile governare la gestione delle informazioni e, di conseguenza, i processi aziendali. Secondo uno studio di Wakefield Research, il 66% delle 600 aziende campionate indica i problemi della sicurezza dei dati come i principali rischi legati alla consumerizzazione dell’IT, seguita dalla difficoltà di gestire il patrimonio conoscitivo aziendale (37%).
Per gestire il cambiamento in atto, il CIO sta progettando nuovi approcci e strumenti per adeguare l’esperienza IT professionale e personale, ma soprattutto per garantire una gestione delle informazioni più rapida, intuitiva e, soprattutto, sicura.
Cosa vuol dire (praticamente) gestire le nuove forme di collaborazione?
Significa ideare un nuovo ecosistema dell’informazione, fatto di approcci e strumenti IT innovativi in grado di garantire semplicità, interattività e immediatezza, ma anche sicurezza dei dati e delle informazioni aziendali. Il primo passo per creare questo ecosistema sta nel facilitare l’acquisizione, la ricerca e la condivisione di documenti e informazioni, attraverso sistemi di gestione documentale e strumenti di collaboration sicuri e facili da usare.
Un’adeguata gestione delle informazioni e dei documenti non comprende solo dati e procedure già strutturate sui sistemi legacy aziendali, ma anche tutte quelle informazioni volatili, condivise durante situazioni informali: spesso indicazioni importanti su come migliorare i processi possono nascondersi in un messaggio in chat, una telefonata veloce, una riunione tra team ristretti. Organizzare in modo coerente questo patrimonio conoscitivo è una delle nuove sfide importanti che il responsabile IT dovrà affrontare grazie all’aiuto di piattaforme di collaboration evolute in grado di raccogliere e valorizzare le informazioni destrutturate.
Un altro compito del CIO sarà integrare queste piattaforme con gli strumenti aziendali in essere, risolvendo così i problemi legati alla moltiplicazione delle fonti. Le piattaforme evolute di collaboration, infatti, non sostituiscono, ma si integrano con gestionali, ERP e CRM, per evitare i duplicati e la perdita di informazioni.
L’evoluzione delle piattaforme di collaboration
Per una buona gestione del patrimonio informativo e documentale, occorrono piattaforme evolute di collaboration che vadano oltre allo smart working, rispondendo alla necessità di garantire un passaggio di informazioni rapido e sicuro, ma anche di strutturare le informazioni, organizzarle razionalmente all’interno dei processi, renderle disponibili e utilizzabili esattamente quando e dove servono.
Gli IT leader saranno i promotori di questo nuovo modo di gestire l’informazione all’interno dei processi aziendali. Oltre a smart working e collaboration, l’interazione naturale è la base di un nuovo approccio per la gestione dei processi, capace di trasformare la collaborazione e il patrimonio informativo aziendale in fattori chiave del successo e, così, di apportare numerosi vantaggi:
- riduzione dei tempi di lavoro dovuta all’adattamento degli strumenti aziendali alle esperienze tecnologiche personali
- miglioramento delle performance grazie alla gestione documentale semplice e completa
- ottimizzazione dei processi attraverso metodologie di agile workflow
- aumento dell’engagement in quanto tutte le persone fuori e dentro l’azienda possono comunicare, collaborare e accedere alle informazioni, a prescindere dal luogo in cui si trovano
- Maggiore sicurezza delle informazioni e dei segreti aziendali
