Ogni singolo punto vendita nella GDO rappresenta un ecosistema che mette in movimento migliaia di risorse ogni giorno. Alla base del suo buon funzionamento ci sono la comunicazione e la collaboration tra tutte le aree coinvolte, ci sono infatti i team dei punti vendita, i fornitori e le persone che lavorano negli uffici in sede (come il marketing, ma anche l’amministrazione e le risorse umane). Un solo intoppo in questa catena rischia di causare ritardi, rotture di stock e altre inefficienze con forti ripercussioni, anche economiche, sul punto vendita.
Il settore della Grande Distribuzione Organizzata ha da tempo adottato il digitale per ottimizzare alcuni dei processi più gravosi, ma spesso manca uno strumento pensato per semplificare la collaborazione tra le persone che gestiscono quotidianamente tutte le attività relative a: disponibilità e funzionamento di attrezzature e impianti, promozioni e campagne, corretta sistemazione delle sezioni, pulizia, servizi di ticketing e manutenzione.
In questo articolo, vediamo quali sono i 4 fattori che rendono la gestione delle operation in store più rapida ed efficiente e come metterli in pratica con uno strumento flessibile, dinamico, che rispecchia il modo naturale di lavorare delle persone ed è dunque immediato da usare e poco laborioso dalla parte back office.
1. Gestione tempestiva di informazioni
La complessità del punto vendita è dovuta alle tante le attività da gestire, ognuna con la sua particolare priorità. La collocazione dei prodotti sugli scaffali, la gestione del magazzino, l’implementazione del nuovo planogramma, e così via. Per pianificarle vengono utilizzati software gestionali, anche molto complessi. Ma cosa succede quando un operatore di reparto deve confrontarsi tempestivamente con il suo responsabile? Ecco che il gestionale viene ignorato e si attivano altri sistemi di comunicazione per tamponare l’operatività, come la semplice telefonata o il messaggio su strumenti di messaggistica non aziendali come WhatsApp.
Sono queste micro interazioni e come vengono gestite che fanno la differenza nella produttività del punto vendita ma anche nella soddisfazione del personale, la cui routine lavorativa può essere facile oppure molto difficile a causa di questi ostacoli operativi. In un ecosistema complesso, è importante che le informazioni arrivino da A a B nel più breve tempo possibile, in modo chiaro e completo. Investire in uno strumento aziendale che gestisca, dando spazio e struttura, questo tipo di comunicazioni permette di affrontare le operations nel day-by-day in modo rapido e spedito, liberando le persone dalla maggior parte degli scambi a scarso valore aggiunto e permettendo di reperire le informazioni velocemente. Tutto questo si concretizza in migliori servizi per i clienti, di fatto la cosa più importante nella GDO. Se il punto vendita funziona bene, il business è il primo a beneficiarne.
2. Condivisione istantanea dei feedback, inclusi quelli visuali
Il controllo della quota di presenza a scaffale di un particolare prodotto, la mancata conformità dei prezzi rispetto al volantino, le richieste di rifornimento da magazzino: sono tutte situazioni che richiedono una raccolta e condivisione di feedback efficace. In questi casi l’invio di un’immagine vale più di tante parole. Un video o una foto aiutano a spiegare meglio un problema, documentare una particolare condizione e, soprattutto, diventano nel tempo memoria utile alle analisi.
Avere a portata di mano una piattaforma che connette tutta l’azienda e permette di condividere e archiviare file multimediali direttamente dallo smartphone significa usufruire di un canale sicuro in cui ogni documento può essere ricercato e catalogato. I feedback non solo sono istantanei, ma più ricchi e parlanti. Inoltre, questa soluzione allontana il rischio di perdere dati e informazioni per strada.
3. Trasmissione, visualizzazione e controllo delle linee guida
L’implementazione delle linee guida negli store è un’attività altamente strategica e nel caso di planogrammi e shelves marketing si riflette in modo diretto sul comportamento di consumo degli utenti finali e sul rapporto con le aziende produttrici, i cui contratti influenzano la disposizione della merce. Si tratta di attività complesse da gestire perché iniziano a monte dalle analisi dell’area marketing che diventano decisioni e poi istruzioni da comunicare e implementare in modo dinamico e caratteristico in ogni singolo punto vendita.
La trasmissione di queste informazioni avviene spesso via email e quello che manca è la possibilità di avere un riscontro chiaro sulla loro implementazione. Per la sede centrale, avere visibilità sulle operation di trasmissione, visualizzazione e controllo delle linee guida significa ottenere una visione dettagliata su come ogni punto vendita sta lavorando senza la necessità di dover essere fisicamente lì. Questo è possibile solo attraverso una piattaforma che consente di tracciare e ricostruire facilmente i processi e lo stato di avanzamento per store. Non solo, una soluzione che davvero punta a semplificare la vita delle persone non permette solo di vedere le informazioni, ma anche di scambiare comunicazioni sulle stesse in modo puntuale e strutturato, su un unico canale.
4. Analisi in real-time e a lungo termine
Tenere traccia di tutto ciò che succede ogni giorno nel punto vendita è molto difficile e alcuni processi rischiano di sfuggire alle maglie dei software che pianificano la gestione delle operation. Un esempio tra tutti: molti piccoli problemi quotidiani sono risolti dagli addetti che decidono di intervenire per iniziativa personale, ma quello che viene fatto spesso rimane lì, come soluzione temporanea, mai riportato sui gestionali e quindi mai riutilizzabile e presente nelle analisi sulla produttività. Se al contrario tutto fosse tracciato nel dettaglio, l’azienda GDO acquisirebbe una consapevolezza del “migliorabile”, non solo nel singolo store, ma con molta probabilità nell’intera catena.
Guardando la questione da una prospettiva più ampia, per effettuare analisi data driven è importante avere un repository di dati e file a cui accedere. La vera potenzialità sta nell’unire ai dati sui processi tutte le informazioni qualitative su come e perché è stato fatto qualcosa oltre che il know-how specifico delle persone. Per ottenere questo risultato è necessario mettere a sistema uno strumento facile e immediato da usare per tutti gli operatori, che consente di raccogliere i dati sul campo, attraverso la stessa comunicazione. Inoltre, anche in questo caso, avere un unico luogo per la raccolta e fruizione di dati e informazioni fa la differenza nella rapidità e qualità delle analisi nel breve, medio e lungo periodo.
Interacta per la gestione delle operation nel punto vendita (GDO)
Il settore della GDO ha bisogno di soluzioni funzionali e di rapida implementazione. Scegliere un nuovo sistema comporta infatti numerose ore di formazione del personale. Ma se lo strumento fosse pensato per ricalcare il modo in cui le persone già lavorano nei punti vendita? Interacta è studiata per richiamare le modalità di comunicazione che tutti conosciamo e usiamo nella nostra vita personale e per portarle nella gestione dei processi del punto vendita.
L’obiettivo è intervenire sull’operatività vissuta ogni giorno da dipendenti, partner e fornitori del punto vendita. Parliamo di tutte quelle attività dove risparmiare minuti su un processo fa la differenza e stress e frustrazioni derivano spesso dalla mancanza di strumenti di collaborazione e comunicazione ad hoc.
Ottimizzare la gestione delle operation è quello che permette a uno store di essere davvero competitivo e di offrire un servizio migliore al cliente finale. Interacta sa inserirsi in modo trasversale nel day by day per coprire tutte le esigenze che altrimenti rimangono inascoltate e supportare il punto vendita attraverso un modo di lavorare più pratico e meno burocratico, più umano e meno artificioso, più propositivo e meno top-down.
