Oggi, compromettere gli standard di qualità e sicurezza è tra i rischi più alti nella gestione dei cantieri. Le cause sono numerose: errori umani, fenomeni di shadow IT e perdita di informazioni importanti. Queste problematiche vanno ad aggiungersi a quelle tipiche di un settore complesso come quello del Facility.
Il cantiere è ancora un luogo di lavoro poco digitalizzato che ospita, a seconda della commessa, squadre da centinaia di persone ma anche micro team di pochissime unità da gestire e coordinare. In questo contesto l’ordine, la facilità con cui condividere le informazioni e la comunicazione in tempo reale sono tutti elementi su cui un’azienda deve focalizzarsi per emergere. Per farlo sono necessari strumenti di comunicazione capillari che possano raggiungere gli addetti direttamente on field. Nell’articolo di oggi vediamo 3 aspetti chiave per migliorare l’efficienza e l’operatività quotidiana nei cantieri:
- dare struttura a comunicazione e processi sul campo
- gestire la documentazione in modo smart
- semplifica l’aggiornamento sullo stato dei lavori.
Dai struttura alla comunicazione e ai processi sul campo nella gestione dei cantieri
L’ambiente del cantiere è per natura caratterizzato da dinamiche operative difficili da gestire con i classici strumenti gestionali, più vicini a esigenze di controllo e amministrazione che a quelle degli addetti on field. Ogni procedura, una volta calata sul campo, viene frammentata in decine di singole azioni e scambi di informazioni tecniche che l’azienda rischia di perdersi. Per chiedere supporto o comunicare con i colleghi e responsabili, il singolo operatore raramente si affida al CMMS o all’email aziendale, molti firstline worker non ne posseggono una. Piuttosto utilizza uno strumento di messaggistica come Whatsapp o fa direttamente una chiamata. Se il problema viene risolto, alla lunga questa modalità di comunicazione può favorire perdita di informazioni e confusione.
Dotare le persone sul campo di uno strumento aziendale sicuro, dove accedere e comunicare facilmente, è il primo passo per dare struttura agli scambi e processi quotidiani. Immagina quanto sarebbe più facile per i tuoi operai gestire le richieste di supporto, le urgenze, le segnalazioni e i feedback in ogni momento, direttamente dall’app aziendale su smartphone. In questo modo ogni comunicazione resta disponibile su uno strumento centralizzato e si riducono i tempi e costi operativi dovuti alla mancanza delle giuste informazioni e skill. Inoltre i responsabili possono controllare ogni minuto cosa sta succedendo nel cantiere grazie agli scambi tracciati e aggiornati, per una gestione dei cantieri organizzata e strutturata.
Gestisci la documentazione in modo smart
Nel settore Facility è fondamentale governare a tutti i livelli la complessità di ogni contratto o commessa e dei servizi previsti. Inoltre ogni cantiere è soggetto a una serie di vincoli e input che devono essere conosciuti, rispettati e tracciati. Un esempio tra tutti sono i verbali di coordinamento che l’azienda scambia con i fornitori per garantire sicurezza e controllo della qualità. In questo contesto è fondamentale gestire efficacemente e rendere disponibile la documentazione specifica.
L’uso importante del cartaceo rende però difficile tutto questo. Compilare manualmente i vari documenti rappresenta un’attività a basso valore aggiunto per il business e tende a favorire eventuali errori umani che possono avere un impatto negativo importante. Passare a una gestione digitale della documentazione rappresenta il primo passo verso un approccio davvero smart e produttivo. Con questi presupposti, infatti, sarà possibile ottenere una lunga serie di vantaggi. Tutti potranno accedere in ogni momento all’intero archivio di documenti e gestire quelli relativi alle singole attività in modo semplice ma strutturato e calato nel singolo processo. La ricerca e lo scambio di informazioni importanti per attività quali rendicontazione, condivisione delle procedure, coordinamento operativo e le regolari ispezioni diventeranno più immediati. Infine altri strumenti di compilazione online come le checklist digitali renderanno più facile monitorare il rispetto delle certificazioni che richiedono di documentare e dimostrare particolari criteri e adempimenti.
Semplifica l’aggiornamento sullo stato dei lavori
L’aggiornamento quotidiano sullo stato dei lavori è un’attività a sé stante che richiede spesso molto tempo e risorse focalizzate sulla raccolta di informazioni, la compilazione di verbali e la condivisione di questi ultimi con il responsabile dei lavori, il committente e il cliente. Per facilitare la trasmissione della qualità del servizio senza intoppi la parola chiave è trasparenza. L’uso di una piattaforma digitale aiuta a creare una migliore relazione tra le varie figure, a ridurre le incomprensioni legate a comunicazioni non tempestive e ad aumentare la soddisfazione del cliente. Consente infatti di mantenere le persone sempre allineate grazie a una puntuale gestione, tracciabilità e accessibilità di tutte le informazioni, le attività e la documentazione di commessa e del cantiere.
I vantaggi riguardano sicuramente un minor tempo speso in attività di data entry e compilazione. In questo modo si riduce anche la possibilità di importare informazioni errate o non aggiornate. Tutto viene tracciato e reso disponibile mentre gli stessi processi vengono svolti. Inoltre la visibilità in real time da parte del cliente ha un impatto positivo anche sul livello di fiducia con le figure operative con cui si interfaccia.
È lo strumento che si adatta a come le persone lavorano nel cantiere, non viceversa
Investire in uno strumento pensato per i firstline worker e capace di adattarsi alle specifiche della singola commessa rappresenta un vantaggio competitivo di gestione. Ed è utile in un settore dove la concorrenza è sempre più presente. Partendo dalle 3 C: Collaborazione, Comunicazione e Conoscenza è possibile ottimizzare i processi operativi e aumentare l’efficienza di ogni progetto.
Una piattaforma digitale come Interacta migliora la gestione dei cantieri perché supporta gli scambi tra tutto il personale, dalla sede centrale, ai responsabili fino agli addetti sul campo. Sceglierla significa dotarsi di uno strumento mobile, semplice, intuitivo per una gestione più naturale di processi e attività. Permette di eliminare i documenti cartacei, i mezzi di comunicazione non aziendali e le doppie trascrizioni degli interventi. L’azienda ottiene così un asset strategico che si integra perfettamente con gli altri sistemi in essere e con il ritmo del cantiere.
