Garantire un passaggio di informazioni veloce e intuitivo è oggi la condizione fondamentale per una manutenzione degli impianti rapida ed efficiente e consente di risolvere le problematiche più comuni, quali richieste di intervento doppie e non esaustive, prese in carico tardive, perdita di informazioni durante il cambio turno, mancanza di visione di insieme sulle linee di produzione.
Per evitare questo problemi, occorre che le aziende diano una nuova veste ai processi manutentivi, adottando nuovi approcci e strumenti con funzionalità naturali che permettano di estendere a livello professionale le comuni pratiche con cui si interagisce nella vita di tutti i giorni.
L’obiettivo è semplificare le attività di manutenzione attraverso l’ottimizzazione dei flussi di informazione, l’individuazione e la raccolta di informazioni finora rimaste nascoste e la valorizzazione del patrimonio di competenze presenti in azienda. Vediamo come raggiungere questo obiettivo e così ottenere una manutenzione degli impianti più efficiente.
Ottimizzare i flussi di informazione: cosa significa?
Significa migliorare la condivisione delle informazioni e delle conoscenze tra i membri del team e tra questi e le altre aree aziendali coinvolte nei processi produttivi e manutentivi. Non si tratta solo di migliorare le comunicazioni tra le persone, ma anche di strutturare le informazioni contenute in esse, organizzarle razionalmente all’interno dei processi e farle arrivare ai manutentori sul campo, esattamente quando e dove servono.
Adottare approcci e strumenti strutturati per consentire un migliore passaggio di informazioni consente ai team manutentivi di avere tutto il sapere necessario a garantire interventi mirati e tempestivi, senza dover fare affidamento sui registri cartacei, telefonate o email.
Riportare le informazioni in modo completo e accurato sui registri cartacei è un’attività complessa e dispendiosa di tempo, così come sfogliare i registri per recuperare ciò di cui si ha bisogno. Informazioni e allegati importanti possono perdersi anche in lunghe catene di email o all’interno di chat non strutturate, il cui utilizzo da parte dei manutentori ha spesso evidenziato la loro necessità di comunicare in modo rapido e semplice. All’inizio dei turni, software gestionali complessi possono far perdere ulteriore tempo per recuperare le informazioni necessarie per gestire gli interventi.
Dotare i team manutentivi di strumenti basati sulle stesse logiche delle piattaforme di comunicazione privata, ormai entrate a far parte della quotidianità di tutti, contribuisce a eliminare i problemi legati all’uso di strumenti tradizionali per lo scambio di informazioni e, di conseguenza a ridurre i tempi di intervento.
Gestire le informazioni destrutturate
Oggi i tem manutentivi senza strumenti aziendali strutturati o dotati di tool complessi manifestano spesso il loro bisogno di collaborare in modo più rapido e semplice avvalendosi di telefonate o servizi di messaggistica istantanea dagli smartphone personali.
Conversazioni al telefono e chat non strutturate generano confusione, compromettono la visione d’insieme dei processi manutentivi e causano perdite di tempo per recuperare le informazioni e verificare la loro correttezza e integrità. Inoltre, l’uso di strumenti personali è una minaccia per la tutela delle informazioni e dei segreti aziendali.
Uno dei fattori di maggior successo per l’azienda sarà raccogliere queste informazioni destrutturate e trasformarle in patrimonio conoscitivo dell’azienda. Spesso, sono proprio queste informazioni a fornire insight importanti su come ottimizzare la produzione: la soluzione per i fermo macchina potrebbe infatti celarsi in una conversazione telefonica o in una chat personale, senza che l’azienda possa farne tesoro.
Servono dunque strumenti in grado di raccogliere e valorizzare queste informazioni, che siano funzionali ai processi e semplici da usare in quanto basati sulle dinamiche di interazione che si usano tutti i giorni.
Valorizzare patrimonio aziendale
Far circolare le informazioni significa anche trasferire le conoscenze tecniche dei singoli a tutti coloro che le necessitano per svolgere al meglio il loro lavoro. In questo modo, l’azienda dispone di un patrimonio conoscitivo composto dal sapere specifico di ognuno e dal know-how maturato da ogni esperienza, e può renderlo disponibile a chi serve direttamente sul campo.
Così, le persone che intervengono su un’attività già iniziata hanno a disposizione tutte le informazioni per iniziare al meglio. Se manca un manutentore senior, il suo know-how è fruibile da chi ne prende temporaneamente il posto, così da evitare di fermare la produzione per tutta la durata della sua assenza. Anche i nuovi arrivati possono beneficiare subito di queste conoscenze, riducendo il tempo e le energie necessarie a fornire loro gli strumenti per essere completamente operativi.
Questo patrimonio conoscitivo è condiviso sia all’interno che all’esterno del plant. In un contesto di business sempre più globale, la collaborazione tra stabilimenti in città o paesi diversi offre l’opportunità di sincronizzare le varie fasi del lavoro e permette di raccogliere e condividere best practice in tutta l’azienda.
Grazie ai nuovi approcci e strumenti per la diffusione di informazioni e conoscenze, il responsabile della manutenzione ha un quadro completo delle competenze presenti in azienda e può sempre trovare la persona le cui skill corrispondono con i requisiti dell’intervento da risolvere. Ha inoltre totale visibilità delle attività di manutenzione e uno storico dettagliato del vissuto di ogni singolo impianto.
I vantaggi del passaggio di informazioni rapido e intuitivo
Le aziende che riusciranno a valorizzare le informazioni e a rendere fruibili le conoscenze prima rinchiuse nella mente dei singoli potranno ottenere numerosi vantaggi quali:
- Ottimizzazione dei processi manutentivi
- Riduzione tempi di intervento, con un conseguente risparmio in termini di operatività, costi e sprechi industriali
- Aumento delle performance grazie alla maggiore disponibilità di informazioni
- Maggiore collaboration intra e inter-plant
Per raggiungere questi vantaggi, occorre adottare nuovi approcci e strumenti che abilitino forme di collaboration e permettano alle persone di condividere le informazioni in modo rapido e semplice. Interacta è il primo e unico strumento capace di diffondere la conoscenza, aumentare la collaborazione e, di conseguenza, rendere più veloce, semplice e coinvolgente la gestione dei processi manutentivi.
