Cos’è lo Shadow IT

Lo Shadow IT è l’utilizzo di sistemi e soluzioni IT da parte delle persone senza l’approvazione diretta dei responsabili IT dell’azienda. Questo fenomeno porta alla dispersione di un’innumerevole quantità di dati e informazioni importantissime per le aziende, nonché problemi per la sicurezza derivanti da soluzioni informatiche non autorizzate. 

Se, ad esempio, un utente archivia file utili su un dispositivo o un sistema in cloud non forniti dall’organizzazione, nel momento in cui quel file servirà ad altri in futuro o l’utente non sarà più un dipendente, l’azienda avrà perso quella determinata informazione. 

Andiamo a vedere nel dettaglio quali sono i problemi principali legati allo shadow IT e quali potrebbero essere le soluzioni.

Quali sono i problemi dello Shadow IT

I problemi legati allo Shadow IT sono davvero molteplici, ma possiamo riassumere tutti i rischi associati all’efficienza dell’organizzazione aziendale e all’esperienza utente in tre macro-categorie: sicurezza, comunicazione, recupero di informazioni.

Comunicazione confusa e problemi di allineamento

In molte aziende uno dei problemi più comuni è lasciare che i dipendenti comunichino fra di loro utilizzando strumenti e piattaforme diverse da quella riconosciuta dall’azienda stessa. Dalle varie app di messaggistica istantanea, come Whatsapp o Telegram, passando per mail non ufficiali o social networks, ogni giorno avvengono centinaia di scambi di informazioni tra colleghi che si perdono, creando confusione e problemi di allineamento. 

Se in un team di venti persone, ognuno di loro utilizza uno strumento diverso per comunicare con gli altri (con alcuni chatta attraverso un gruppo Whatsapp, con altri utilizza Messenger, o per le videochiamate utilizza strumenti di videoconferenza privati), si creano problemi di allineamento fra tutti i membri del team, nonostante quel determinato strumento possa sembrare inizialmente un modo per velocizzare le operazioni.

Difficoltà nel reperire le informazioni

Oltre alla confusione nella comunicazione, lo Shadow IT provoca – di conseguenza – anche un’enorme difficoltà nel reperire informazioni e dati come documenti, immagini, video o tabelle. 

A lungo andare questo fenomeno impatta sull’esperienza di lavoro degli utenti, causando perdite di tempo continue per recuperare degli allegati nelle varie chat dislocate o per fornire del materiale, ad esempio, ad un nuovo assunto. Col passare degli anni, infatti, il materiale grafico ufficiale inviato in qualche chat da un professionista col quale l’azienda non collabora più, oppure il video tutorial registrato per aiutare un nuovo assunto a eseguire un certo tipo di operazione, o ancora il template per l’organizzazione dei turni, diventano irrecuperabili, costringendo le aziende a perdite di tempo e costi per creare o acquistare quel materiale nuovamente.

Tutto ciò accade, spesso, a causa della mancanza di un unico strumento sul quale eseguire tutte le operazioni di condivisione e archiviazione e rendere le informazioni accessibili a tutti in maniera chiara e ben categorizzata.

Un rischio per la sicurezza

Altro problema legato allo Shadow IT riguarda la sicurezza. Il vantaggio di avere uno strumento aziendale sta soprattutto nella possibilità di poter controllare centralmente le informazioni aziendali, evitando rischi associati alla loro perdita a causa, ad esempio, di un dispositivo smarrito o rubato o di un dipendente che ha cambiato lavoro. 

I dati di molte organizzazioni, infatti, necessitano di rimanere riservati ed è dunque per loro un dovere quello di aumentare la sicurezza e prevenire fenomeni di Shadow IT, fornendo strumenti, formazione e verifiche continue ai propri dipendenti.

La soluzione per contrastare lo Shadow IT

Lo Shadow IT è un problema creato dalla presenza di strumenti non conformi alle policy aziendali, ma soprattutto dall’utilizzo di applicativi aziendali non adatti alle esigenze delle persone. I motivi sono diversi: spesso si tratta di strumenti lenti e complessi o il cui utilizzo è legato alla presenza fisica in un determinato luogo, dunque non predisposti allo smart working e a lavori in sedi molto grandi o dislocate. 

La soluzione per contrastare lo Shadow IT è fornire ai propri dipendenti i migliori strumenti necessari al lavoro da svolgere, in modo tale che non debbano cercarli autonomamente. Fornire strumenti utili ad ogni necessità, però, non basta: occorre far capire alle persone l’importanza degli strumenti aziendali e i benefici che hanno per il proprio lavoro. 

Sul mercato esistono numerosi strumenti per migliorare il lavoro e la collaborazione delle persone, che però presentano un limite: non permettono di gestire e strutturare i processi aziendali. In tal senso, Interacta – la soluzione per rendere naturali le interazioni tra le persone ideata da Injenia – è la piattaforma ideale per progettare l’esecuzione dei processi e dei workflow. 

Unendo gestione dei processi e interazione naturale, Interacta contribuisce a prevenire il fenomeno dello Shadow IT, garantendo la sicurezza dei dati, una semplice reperibilità delle informazioni e una comunicazione immediata tra le persone. Vantaggi, dunque, in termini di efficienza, semplificazione e razionalizzazione dei processi.

La protezione delle informazioni aziendali e la gestione centralizzata di processi, garantite da Interacta, sono aspetti da non sottovalutare. Per questo motivo le aziende devono intervenire e non lasciare che fenomeni come lo Shadow IT creino confusione tra il personale, nonché ingenti perdite di tempo e costi.