Che cosa sono i silos aziendali
Diciamocelo, quando parliamo di “silos” la prima immagine che viene in mente è quella costruzione grigia e cilindrica, solitamente di grandi dimensioni, utilizzata per la conservazione di foraggi, prodotti deperibili o minerali.
Questa immagine può rimanere, ma in questo articolo vogliamo parlare di un’altra sfumatura del termine. Da un po’ di anni, il concetto di “silo” viene utilizzato anche nelle aziende per indicare una separazione tra le risorse umane e le informazioni. Dire che “i team o le persone lavorano in silos” significa che non c’è connessione tra gruppi e individui a livello lavorativo.
I silos aziendali sono come barriere che ostacolano la collaborazione e la comunicazione tra team con conseguenze negative sulla produzione, sul benessere e sulla crescita delle persone e dell’organizzazione stessa.
Anche tu, come noi, ti stai figurando i team chiusi dentro le grandi strutture cilindriche?
Comprensibile. A differenza di prodotti e minerali, però, le conoscenze, le informazioni, ma anche le difficoltà e i traguardi che riguardano un’azienda e le persone che ci lavorano non vanno chiusi in un contenitore; anzi la loro diffusione e condivisione è un arricchimento.
In questo articolo vedremo come abbattere i silos aziendali in cinque punti e quindi promuovere una cultura basata sulla condivisione e la comunicazione, anche grazie a strumenti come Interacta.
Perché si formano i silos aziendali?
I silos aziendali possono formarsi per tanti motivi.
Per esempio, un’azienda che cresce molto rapidamente e in maniera inaspettata può andare incontro a una maggiore compartimentazione. Il personale aumenta di giorno in giorno, magari si lavora in ambienti differenti e le occasioni per interagire diminuiscono.
Inoltre, nei team in cui sono gerarchie rigide è possibile che si formino barriere tra le persone che non permettono una libera circolazione di informazioni e pensieri, limitando la spinta alla condivisione e anche all’innovazione.
Un’altra ragione per la formazione dei silos aziendali sono i troppi sistemi tecnologici, spesso non dialoganti, che un’organizzazione possiede. Il rischio è quello di una dispersione delle informazioni con conseguente frustrazione dei dipendenti che non trovano ciò che cercano in maniera agile. Questo potrebbe ripercuotersi anche sui clienti dell’azienda: se chi si occupa di Customer Care non può avere accesso alle informazioni che gli servono per rispondere velocemente alla richiesta di un cliente, l’altro rischio è la delusione o la perdita del cliente stesso.
A volte può essere questione di cultura. Un’azienda che incentiva la competizione interna al posto della collaborazione sarà maggiormente esposta alla formazione di silos aziendali. Le persone impegnate a raggiungere obiettivi individuali distolgono lo sguardo dal lavoro degli altri e non fanno squadra.
Quindi è importante creare una cultura in azienda? Eccome: qui per esempio ti raccontiamo un caso del Retail.
Sei dirigente, team leader o prendi decisioni nella tua organizzazione? Fermati un attimo e chiediti su quali valori si fonda la tua cultura aziendale. E se pensi di non averne mai creata una, non è tardi per porre rimedio. Puoi cominciare proseguendo la lettura di questo articolo.
Come limitare i silos aziendali: 5 consigli
Abbiamo visto cosa sono i silos aziendali e quali sono alcuni dei motivi per i quali si formano.
Ora ti daremo cinque suggerimenti per limitare o abbattere i silos aziendali e diffondere nella tua impresa valori di collaborazione, comunicazione e cooperazione.
1. Comunica una visione aziendale unificata e univoca
Il primo passo per l’eliminazione dei silos aziendali è far comprendere a tutti i collaboratori – ma anche ai clienti – la visione generale dell’organizzazione e gli obiettivi da raggiungere grazie al contributo unico di ogni persona. Questa tappa è fondamentale affinché tutti i reparti camminino verso la stessa direzione.
È necessario promuovere una comunicazione aperta e trasparente tra tutti i dipartimenti, che non sia solo verticale ma anche e soprattutto trasversale. Come fare? Può essere molto utile utilizzare strumenti di comunicazione interna, meglio se snelli e intuitivi per facilitare la condivisione di informazioni, idee e materiale in modo rapido e – perché no – creativo. Con Interacta puoi farlo.
2. Motiva anziché imporre
Sei un leader? Il tuo ruolo è molto più importante di quello che credi.
La figura del leader può avere grande influenza sulle persone del suo team. La maniera in cui un leader comunica e agisce può dare il ritmo all’intero gruppo; un po’ come un direttore d’orchestra. Se la bacchetta e i gesti indicano di incalzare, l’orchestra seguirà.
Se un leader impone, i collaboratori percepiranno un clima di tensione e avranno timore di proporre idee nuove e la loro motivazione potrebbe, a poco a poco, spegnersi.
Il consiglio è di motivare e incoraggiare il dibattito anziché imporre. Motivare equivale anche a ispirare, stimolare e un atteggiamento di questo tipo da parte di una figura centrale aiuta i dipendenti a darsi da fare, innovare e lavorare con spirito di squadra.
3. Promuovere una cultura della collaborazione
Per eliminare i silos aziendali è essenziale promuovere una cultura di collaborazione in tutta l’organizzazione. Questo significa che ogni persona deve sentirsi parte dell’azienda e non solo del suo team.
Incoraggiare il lavoro di squadra, l’aiuto reciproco e la condivisione di competenze, favorisce l’instaurarsi di relazioni professionali di cui può beneficiare tutta l’azienda. Così facendo si supererebbero anche diversi intoppi operativi, come lavori duplicati o allungamento dei processi, che nascono a causa di organizzazioni frammentate.
La leadership aziendale dovrebbe farsi promotrice di quanto appena detto, per esempio tramite l’organizzazione di gruppi interfunzionali. Si tratta di un gruppo variegato che rappresenta le tante unità aziendali e il cui lavoro si interseca e coinvolge le esperienze dei dipendenti e dei clienti.
Incontri di questo tipo servono per riflettere sulla direzione in cui l’azienda sta andando, su cosa funziona e cosa potrebbe essere migliorato e per ricevere aggiornamenti costanti da parte di tutti i team, evitando doppi passaggi e rallentamenti.
4. Costruisci processi e strutture organizzative snelle
Processi intricati e strutture organizzative rigide non aiutano l’eliminazione dei silos aziendali. Un altro suggerimento per sbarazzarsi di ogni silos è quello di sviluppare processi agili e organizzazioni snelle.
Come si fa? Per esempio creando team multidisciplinari, persone con background e competenze differenti. Assegnare un progetto a un team multidisciplinare permette non solo di portare contributi unici su un lavoro, ma anche a ogni membro del team di contaminarsi con le idee e la creatività degli altri.
Prima di tutto però occorre gestire efficacemente i team di lavoro: definizione dei ruoli, mansioni, date di scadenza e obiettivi chiari e misurabili.
5. Utilizza tecnologie collaborative
Le tecnologie collaborative svolgono un ruolo fondamentale nell’abbattimento dei silos aziendali. Strumenti per gestire i progetti, archiviare e condividere documenti oltre che raccogliere ed elaborare dati, facilitano i processi e il lavoro di ogni individuo.
Inoltre, è sempre più diffusa la pratica dell’Hybrid Work, una formula che concilia in maniera equilibrata il lavoro in sede e quello da remoto. A maggior ragione servono spazi virtuali pensati per favorire coinvolgimento e collaborazione a distanza, e semplificare l’accesso alle informazioni e le comunicazioni. Non possiamo permetterci che, per lavorare bene, le persone debbano adottare strumenti personali, come WhatsApp.
Non dimentichiamo di essere nel 2023: anche l’occhio e l’usabilità vogliono la loro parte. Le persone desiderano tecnologie intuitive e veloci, con un bel design e una buona user experience.
Interacta, la piattaforma per lavorare meglio e senza silos aziendali
Abbiamo visto, nel corso di questo articolo, cosa fare per eliminare i silos aziendali, quegli ostacoli organizzativi, comunicativi o di varia natura, che non permettono alle organizzazioni di lavorare bene e ottenere i risultati sperati.
Interacta, la nostra Digital Work Experience Platform, è lo strumento ideale per permettere ai team di lavorare in maniera agile, collaborativa e naturale. È la prima piattaforma italiana che combina i vantaggi dell’interazione naturale alle funzionalità di organizzazione e gestione dei processi.
Interacta mette sempre le persone al centro. Grazie alle community, puoi diffondere informazioni che raggiungono i tutti quanti, ovunque si trovino. Puoi inviare comunicazioni mirate e personalizzate e stimolare l’interazione tra gruppi, grazie a chat, sondaggi, commenti e feedback.
Interacta diffonde valori e crea engagement. Noterai più coinvolgimento e motivazione grazie a un ambiente digitale che favorisce la socialità, la collaborazione, il benessere e la produttività e dove le distanze fra le persone e i vertici aziendali sono ridotte. Potrai ad esempio offrire una Intranet aziendale davvero coinvolgente, che tutti vorranno usare e che sia il punto di accesso agli strumenti di lavoro quotidiani, per stare sempre al passo con le ultime news aziendali e diffondere la conoscenza a ogni livello, in modo semplice e immediato.
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