Meccanica es una empresa manufacturera que opera desde hace sesenta años en la construcción de maquinaria y sistemas para la producción de pellets para estufas y para alimentos animales. Instalada en 60 países con 28 agentes y distribuidores, dispone de 8 oficinas en todo el mundo. Cuenta con un equipo de técnicos especializados que intervienen directamente en las instalaciones del cliente.
gracias a la reducción de los tiempos de intercambio y búsqueda de información y al seguimiento en tiempo real de las actividades
Gracias al uso de una única plataforma para trabajar
Permitir que las personas socialicen, construyan relaciones y se sientan parte de la vida de la empresa
El desafío
Cuando La Meccanica recurrió a nosotros, su primera necesidad fue organizar toda la información relativa a la relación con los clientes y simplificar la gestión comercial, que se realizaba a través de procesos organizados con hojas de cálculo y con herramientas de gestión, como nos cuenta Daniele Rebellato, Responsable TIC de La Meccanica:
“Con nuestro sistema de gestión teníamos un archivo de clientes que era funcional para emitir e imprimir facturas, pero a menudo nos encontrábamos con información duplicada y errores y nuestras aplicaciones a menudo hacían que los datos no se pudieran compartir”
La ambición era hacer accesibles los datos a interlocutores externos, como agentes de ventas o trabajadores de mantenimiento externos, que trabajan principalmente en el campo y necesitan tener, en cualquier lugar y con cualquier dispositivo, acceso a información funcional a su trabajo.
“El problema era que teníamos diferentes herramientas, utilizadas por diferentes interlocutores, para comunicar los mismos datos”, explica Rebellato. “Antes de Interacta utilizábamos herramientas que eran ineficaces para nuestro propósito: con el uso de Skype, WhatsApp y el correo electrónico, no existía un recopilador compartido que nos permitiera hacer utilizables los datos recopilados. Antes, por ejemplo, para un solo proyecto teníamos que consultar alrededor de dos mil correos electrónicos, lo que requería mucho esfuerzo y tiempo”.
Otra necesidad que La Meccanica expresó inmediatamente fue la capacidad de monitorear las actividades de los técnicos de campo en tiempo real. Hasta ese momento, el conocimiento real del trabajo realizado había sido confiado sólo a unas pocas personas, las únicas en posesión de los datos útiles, quienes transmitían la información sólo posteriormente.
“Necesitábamos monitorear la actividad técnica creando un historial de las intervenciones”, explicó Rebellato. “La dificultad para encontrar información sobre las actividades realizadas en las instalaciones de los clientes dependía de la complejidad de la comunicación entre los recursos técnicos y las oficinas, y se debía a la falta de herramientas adecuadas”.
Con Interacta, La Meccanica ha adoptado un sistema de gestión de procesos y comunicación único y fácil de usar, capaz de unificar y rastrear la información. Esto ha simplificado inmediatamente los procesos de gestión comercial poniendo la información de los clientes a disposición de operadores externos e internos, con subdivisión geográfica: los datos de los clientes se vuelven digitales, compartidos y organizados estructuralmente.
“Interacta ha hecho accesible la información individual de los clientes, para que los operadores puedan, a través de la aplicación, consultar la situación completa de sus clientes, los pedidos actuales, las oportunidades y la generación de leads”, afirmó Rebellato. “Gracias a Interacta, con tableros de control que se integran verticalmente con nuestra base de datos, ofrecemos a nuestros recursos la capacidad de tener una imagen clara de la situación”.
El problema de la monitorización de las actividades técnicas también se ha solucionado con Interacta, haciéndola posible en tiempo real. Compartir el trabajo realizado en campo, facilitado también por la posibilidad de insertar fotos y vídeos en las publicaciones, permite una trazabilidad total y se obtiene visibilidad y control sobre los problemas que pueden afectar al correcto desempeño de las actividades en el día a día.
“Con Interacta podemos construir el historial de cada intervención técnica, gracias a una única herramienta que cuenta con la información suficiente para tomar mejores decisiones”, afirmó Rebellato. “Mediante la lectura del data mart trabajamos con datos certeros y registrados, a través de una consulta directa y efectiva”.
Meccanica comprendió rápidamente el potencial de Interacta y su flexibilidad, ampliando así su uso en diversos campos y respondiendo a otras necesidades, como la mejora de la comunicación interna. Rebellato nos revela que:
“Con Interacta también hemos solucionado los problemas relacionados con la comunicación interna, que hasta ahora también allí era heterogénea. Las personas interactúan con el tablón de anuncios digital interno a través de la aplicación Interacta y tienen a su disposición una herramienta única para recibir y acceder a toda la información, novedades y comunicaciones institucionales, pero no sólo eso, también intercambiamos información de los torneos de fútbol que realizamos, etc.”
Una herramienta que permite a las personas socializar, crear relaciones y sentirse involucradas en la vida de la empresa, pero también difundir mejor el conocimiento, como todavía atestiguan las palabras de Daniele Rebellato:
“Gracias a Interacta hemos creado también lo que se puede definir como el Wiki de la empresa, la “biblioteca” multimedia interna, donde cada uno puede encontrar, por ejemplo, los procedimientos de fabricación, información en profundidad sobre determinados temas, sobre los materiales y un know-how que normalmente es patrimonio de personas específicas y muy especializadas. Con Interacta pudimos llevar este conocimiento al resto del personal para que todos puedan entender mejor su empresa y cómo lograr resultados”.
“Las mayores ventajas que ha aportado Interacta son esencialmente la optimización de los tiempos de intercambio de información y la normalización de los datos” Daniele Rebellato resume las ventajas y los resultados que La Meccanica ha obtenido gracias a Interacta y continúa “Pedimos una herramienta para resolver la parte CRM, en cambio encontramos una herramienta que nos daba la posibilidad de tener todo tipo de flujo de información en el mismo lugar”
Agentes de ventas, personal de mantenimiento, asistentes técnicos y operadores utilizan Interacta para intercambiar información, a través de una única plataforma donde fluye toda la comunicación interna y externa de la empresa, según procesos claros y sencillos.
La capacidad de consultar datos de forma uniforme y en tiempo real ofrece la ventaja empresarial de tomar mejores decisiones basadas en información precisa, es decir, datos certeros y registrados, mejorando los procesos de toma de decisiones de cada recurso.
“Con Interacta hemos conseguido concentrar la información en una única herramienta, con posibilidad de consultar datos de forma inmediata y sobre todo de hacer seguimiento de los mismos”, concluye. “De esta forma la productividad ha aumentado aproximadamente un 70%”.
Intercambio uniforme de información y estandarización de los procesos de comunicación y posibilidad de digitalizar todos los recursos, incluidos los técnicos, directamente sobre el terreno.
Nunca más sin Interacta porque las posibilidades que ofrece son numerosas y estimulan la imaginación para ideas futuras. Como dice Daniele Rebellato: “¡Nuestros recursos se enfadarían si de un día para otro no pudieran utilizar Interacta!”
Productividad incrementada en 70% gracias a la reducción de tiempos de intercambio y búsqueda de información, mayor control y seguimiento en tiempo real de las actividades, toma de decisiones basada en datos confiables y comparables.
“Con Interacta pudimos concentrar la información en una única herramienta, con la posibilidad de consultar los datos de forma inmediata y, sobre todo, de realizar su seguimiento. “La productividad ha aumentado en un 70%.”
Gerente TIC
