La Intranet para trabajar bien, juntos
La Región Piamonte cuenta con aproximadamente 3.000 empleados distribuidos en todo el territorio y destaca como una Administración Pública de vanguardia , con una fuerte orientación hacia la innovación y la modernización de sus servicios.
Impulsada por el Plan Trienal de TIC de Agid y aceptando el desafío del cambio, la Región de Piamonte ha lanzado un ambicioso proyecto de modernización y racionalización de algunos flujos operativos internos.
Lo que resulta en una reducción de errores y duplicaciones
Trabajar desde una única ubicación digital
Para mejorar la eficiencia y la colaboración entre departamentos
El desafío
La Región Piemonte buscaba un cambio significativo, dispuesta a superar algunas prácticas consolidadas para adoptar un nuevo enfoque operativo y organizativo. Aunque algunos programas planificados en las Administraciones Públicas tienen como objetivo simplificar la relación y los servicios ofrecidos a los ciudadanos, las AP a menudo se ven envueltas en actividades y procesos internos intensivos en energía y fragmentados , tanto desde el punto de vista tecnológico como organizativo.
El objetivo de la Oficina de Transición Digital era proporcionar a toda la organización herramientas que ayudaran a liberarse de procedimientos manuales, engorrosos y propensos a errores , eliminar cuellos de botella del sistema y permitirle responder a una variedad de solicitudes rápidamente. Entre las cuestiones críticas que debían abordarse estaban las siguientes:
recolección manual de datos a través de herramientas como Excel, con alto riesgo de errores de recolección, reprocesamiento y lectura;
uso excesivo del correo electrónico para enviar documentos y comunicaciones importantes;
la fragmentación de actividades y herramientas;
trabajar en compartimentos estancos, con poco intercambio de información.
“Queremos pasar de una visión por funciones –típica de las Administraciones Públicas- a una visión por procesos”, afirma Federica Zangirolami, de la Oficina de Transición Digital.
La Región de Piamonte, impulsada por estas necesidades, ha iniciado un proceso de búsqueda para identificar una solución capaz de organizar (y eventualmente modificar) los flujos de trabajo de manera simple y rápida, además de estructurar equipos homogéneos por temática.
La solución
Después de una cuidadosa fase de análisis y comparación entre diferentes soluciones, la Región eligió Interacta , apreciando su flexibilidad e interfaz intuitiva.
Comenzamos con dos proyectos piloto: uno para simplificar y optimizar la recolección de información para la Encuesta Anual de Gasto TIC de AgID y otro relacionado con el seguimiento del Plan Trienal TIC de AgID, un proceso que sería transversal a todas las direcciones regionales e involucraría a personas de varias oficinas. El objetivo final de los pilotos era difundir un nuevo enfoque de trabajo , que pudiera aplicarse a diferentes situaciones o actividades. Así que un cambio cultural, antes que tecnológico.
Para el seguimiento del plan trienal TIC Agid, la Región Piamonte ha estructurado Interacta en un espacio dedicado a los objetivos y líneas de acción a emprender, compartidos entre los distintos actores implicados. Cada actividad está asignada a la persona de referencia, los plazos son visibles y monitoreados a través de un sistema de notificaciones y todo está siempre a un clic de distancia.
“Interacta y su capacidad de diseñar procesos nos han ayudado a comprender lo útil que es trabajar por objetivos y lo importante que es para las AP diseñar procesos determinados y mensurables ”, continúa Federica Zangirolami.
A partir de estas primeras experiencias, la Región Piamonte inició otras experiencias en Interacta, donde las direcciones regionales estuvieron involucradas en primera línea y donde las personas encontraron un lugar útil para comunicarse y compartir trabajos y documentos . En concreto, tras el piloto, la plataforma se utilizó para gestionar los siguientes procesos.
El sector “Implementación PNRR” de la Región Piamonte ha estructurado Interacta para el seguimiento procedimental y financiero de los proyectos PNRR , centralizando todos los macroprocesos relacionados: la implementación real de los proyectos bajo competencia regional, la gestión de nuevas oportunidades y asignaciones y las actividades periódicas de comunicación y actualización del sitio web. Este sistema permitió una organización clara y oportuna de las tareas y una mayor transparencia.
Además, Interacta permitió conectar una serie de actividades a macroprocesos según una lógica de asignación programada. Plazos, documentación, socios implicados: todo está controlado y siempre disponible. Este enfoque ha reducido enormemente la fragmentación de la información.
En este momento se está estructurando una sección para ayudar a redactar y compartir las distintas fases de elaboración del PIAO (Plan Integrado de Actividades y Organización). El documento se elabora en una plataforma de coedición regional; Todas las comunicaciones y visiones de los distintos apartados del Plan se verán reflejadas en Interacta, donde podrán colaborar los distintos actores implicados pertenecientes a las distintas Direcciones de la Autoridad.
El sector “Implementación de medidas para la coordinación programático-legislativa de los sectores con competencias forestales” es el encargado de coordinar la ejecución del Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural (Feader) entre las distintas direcciones para que trabajen en sinergia.
Se ha creado un espacio específico en Interacta, donde usuarios de diferentes sectores de la Dirección pueden colaborar a través de comunidades compartidas. El objetivo es superar la rigidez de las herramientas de intercambio de la Agencia , reducir la cantidad de correos electrónicos, crear un archivo de documentos estructurado, mejorar el intercambio de información y proporcionar herramientas de búsqueda y filtrado inmediatas y fáciles.
Además, se han implementado comunidades para la gestión colaborativa de procesos (por ejemplo, actualización de cronogramas, previsiones de gastos, etc.).
Los resultados
Interacta, para la Región de Piamonte, es un proyecto exitoso que ha aportado innumerables beneficios. Inicialmente, la plataforma ayudó a la Región a identificar las personas de referencia para cada actividad y a estructurar equipos de trabajo , liberando el tiempo de personas no directamente involucradas y aumentando el sentido de responsabilidad.
Gracias a la centralización de la información y la gestión estructurada de tareas, para algunos proyectos la Región ha reducido los correos electrónicos en un 100% y minimizado errores y duplicaciones debido a las comunicaciones fragmentadas y la gestión manual de tareas.
Además, haber digitalizado flujos de trabajo completos ha permitido reducir los tiempos operativos y mejorar la colaboración entre departamentos. La facilidad de adopción de Interacta ha hecho que la Región de Piamonte sea autónoma a la hora de modificar o implementar nuevos procesos.
La implementación de Interacta ha despertado un creciente interés por parte de varias oficinas de la Región de Piamonte, atraídas por la posibilidad de utilizar la plataforma para mejorar la eficiencia y la colaboración en sus procesos operativos.
La Región del Piamonte ya ha identificado los próximos pasos a seguir con Interacta. De hecho, existe la voluntad de integrar el sistema de autenticación regional y utilizar la plataforma también para la formación de los usuarios regionales. El objetivo final es difundir el uso de Interacta a todo el personal regional.
Gracias a Interacta, Regione Piemonte ha optimizado la gestión interna de procesos y actividades, acelerando las respuestas operativas y mejorando la eficiencia general en beneficio de los servicios ofrecidos.
