La Intranet para trabajar bien, juntos
La Unión de Municipios de los Valles de Reno, Lavino y Samoggia nació en 2014 de la ampliación de la Unión de Municipios del Valle de Samoggia. Incluye los municipios de Casalecchio di Reno, Monte San Pietro, Sasso Marconi, Valsamoggia y Zola Predosa. El organismo gestiona las funciones asociadas asignadas por los Municipios a la Unión y los servicios delegados por la Región Emilia-Romaña, con especial atención al desarrollo y la protección de las zonas de montaña.
de Unione Reno Lavino Samoggia acceden a Interacta
Están activos y se utilizan para comunicarse, colaborar y gestionar algunos procesos.
La Unión utiliza Interacta para gestionar diversos proyectos
El desafío
Con 5 municipios y varias entidades afiliadas, la Unión de Municipios de los Valles de Reno, Lavino y Samoggia cubre una amplia zona del territorio Emiliano y cuenta con 112.000 habitantes. No tiene sede propia separada de la de los municipios, sino que los servicios de la Unión están ubicados en las sedes de los Municipios que la integran.
El Sindicato cuenta con 850 empleados y 60 sedes conectadas mediante fibra óptica FTTC.
En 2020, tristemente recordado como el año del Covid, el Sindicato se sumó a un proyecto de formación sobre el tema “Smart Working”. El proyecto tenía dos direcciones estratégicas: dar apoyo técnico a las personas ya implicadas en el Smart Working y repensar la estructura organizativa de las Administraciones Públicas, insertando este método de trabajo como parte ordinaria e integral.
Todo el material producido por este proyecto (video, audio y documentación) fue subido a Interacta, donde quedó disponible a través de 50 publicaciones y 2 comunidades para directivos, facilitadores y todos los empleados del Sindicato.
Interacta es también el lugar donde los distintos actores del proyecto pueden comunicarse, colaborar y disfrutar del material.
De este modo, la Unión de Municipios de Valli del Reno, Lavino y Samoggia conoció a Interacta, captando su potencial.
La solución
Una vez finalizado el proyecto “Smart Working”, la Unión decidió seguir utilizando la plataforma Interacta con el objetivo de realizar el seguimiento de los proyectos de digitalización de aplicaciones y la activación de servicios de Pago en PagoPA y servicios de comunicación en AppIO.
Hoy, después de casi cuatro años, Interacta se utiliza para diversos fines, entre ellos:
Los resultados
La Unión –gracias a las capacidades de su departamento de TI– ha adquirido total autonomía en la configuración de Interacta para la generación de nuevos procesos.
De hecho, gracias al Workflow Designer de Interacta es posible diseñar flujos de trabajo de forma rápida e intuitiva.
“Antes, para saber dónde estaban las cosas, recurríamos a la tradición oral”, explica Simone Dalla, director técnico de SIA.
Con Interacta, hoy la Unión gobierna de forma autónoma todo el flujo relacionado con la implementación de las medidas mínimas de seguridad TIC emitidas por AgID.
Anteriormente, la gestión se realizaba en hojas de cálculo: ahora cada fila de Excel corresponde a una publicación en Interacta, que contiene todos los atributos necesarios.
De cada puesto es posible entonces generar un informe que ayuda a la Unión a elaborar políticas de seguridad vinculadas a los procedimientos.
Además, el servicio informático del Sindicato necesitaba un diálogo constante entre los sistemas de información del Sindicato y los de la policía local para la gestión y el seguimiento de las alarmas y averías detectadas por las cámaras de videovigilancia instaladas en el territorio.
Interacta permite integraciones y los técnicos de la Unión pudieron leer de forma independiente las API de nuestra plataforma para tener las integraciones que necesitaban.
Si antes este flujo estaba “oculto” en largos intercambios de correo electrónico, hoy Interacta está integrado con varias aplicaciones de terceros y ahorra a las personas un tiempo valioso.
Dentro de la plataforma, la Unión también gestiona el equipamiento informático: cuando una persona necesita, por ejemplo, un PC, simplemente tiene que pulsar un botón dentro de Interacta para realizar la solicitud.
Hoy en día, más de 700 personas acceden a Interacta entre la Unión de Municipios de Valli del Reno, Lavino Samoggia, para un total de 60 comunidades ya activas.
El próximo objetivo de la Unión es utilizar Interacta también como intranet corporativa para fortalecer la comunicación interna y la colaboración entre equipos.
Interacta te permite conocer el estado de cualquier proyecto . La plataforma se integra perfectamente con Google Workspace, siempre es accesible gracias a la nube y tiene una aplicación móvil. Además, las API disponibles facilitan la integración con software de terceros y el análisis de datos. El editor de flujo de trabajo y los campos personalizables garantizan un alto nivel de personalización de la plataforma.
Se ha convertido en el lugar donde existe un conocimiento generalizado. Si no hay una vertical específica, para nosotros por defecto es Interacta.
Espacio único donde encontrar toda la información relacionada con los proyectos que gestionamos (sin necesidad de recurrir al correo electrónico, chat, notas, Drive, etc.).
Ha reducido drásticamente el tiempo dedicado a buscar y encontrar información.
Para una administración pública, el negocio consiste en proporcionar servicios e información a los ciudadanos. Interacta ha añadido valor al permitir controlar flujos y reducir el tiempo de creación y activación de nuevos servicios como PagoPA y AppIO. Facilitó el seguimiento de las actividades y pasos necesarios para completar los proyectos del PNRR. Además, ha garantizado a las dependencias municipales el acceso a información constantemente actualizada sobre servicios de interés público, como WiFi y videovigilancia.
