La Intranet para trabajar bien, juntos
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Valmex SpA, fundada en 1999, es uno de los más importantes fabricantes mundiales de intercambiadores de calor para el sector de la fontanería y la calefacción. La empresa opera en dos plantas de producción en el municipio de Cartoceto, una en el municipio de Montefelcino (PU), así como en la sede china de Valmex Kunshan (Shanghai). Valmex integra tecnologías avanzadas como robótica y sensores en sus procesos y está fuertemente comprometido con el desarrollo del capital humano y la sustentabilidad ambiental.
Impulsando la lógica de mejora continua
Gracias a los paneles de control siempre actualizados
Acceso a la información histórica gracias al repositorio documental
El desafío
Cuando Valmex, uno de los mayores fabricantes de intercambiadores de calor del mundo, se enfrentó a la necesidad de digitalizar y optimizar sus procesos, sabía que se enfrentaba a un desafío importante. Con plantas en Italia y una sede en China, la gestión eficiente PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) fue crucial para mantener la excelencia operativa y la ventaja competitiva.
PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) es un proceso iterativo de 4 pasos que se utiliza para promover una cultura de calidad y mejora continua en procesos, productos y sistemas de gestión.
La situación inicial en Valmex presentaba varios problemas críticos . Los PDCA de primer nivel (utilizados para mejoras directas y específicas dentro de procesos individuales o áreas limitadas de la organización) se escribieron en una pizarra departamental y, una vez completados, se fotografiaron y luego se borraron de la pizarra. Esto inevitablemente condujo a varias dificultades, entre ellas:
“Teníamos problemas en la gestión del PDCA, en la empresa realizábamos actividades sin poder saber el estado del avance, además no podíamos rastrear las actividades cerradas para analizar los problemas”, comenta Giacomo Chiarucci, Especialista IoT de Valmex.
Los PDCA de segundo nivel (orientados a mejoras multifuncionales que afectan múltiples procesos o a toda la organización) se rastrearon mediante archivos Excel compartidos, sujetos a errores humanos y dificultades de consulta.
Había también un tercer aspecto que necesitaba digitalización y optimización: el repositorio documental, que hasta entonces constaba de más de veinte fichas e informes impresos, insertados en carpetas colgadas en la parte trasera de la pizarra del departamento. Una situación que, además de llevar a la empresa a un uso desorbitado de papel, no permitía a las personas acceder a esa información a menos que acudieran físicamente al lugar.
Necesidades de Valmex
Interacta entra en juego para apoyar a Valmex en un camino de digitalización, pero sobre todo de mejora e innovación de procesos.
Las necesidades eran claras: la implementación de Interacta debía corresponder a la implementación de prácticas virtuosas para operar mejor e intuitivamente, optimizar procesos y poder acceder, en cualquier momento, a información y documentos valiosos para el trabajo propio y de otras personas.
“En Interacta buscábamos un software que pudiera gestionar nuestro flujo resolviendo nuestros problemas, de forma clara y precisa, a través de una herramienta fácil e intuitiva de usar”, comenta Jacopo Toderi, Technical Project Manager de Valmex.
Los objetivos de Valmex también incluían asignar claramente actividades y tareas a los responsables de las mismas y, al mismo tiempo, garantizar que la información fuera compartida entre todas las personas para transformar el conocimiento individual en patrimonio colectivo.
Además, existía la necesidad de tener una actualización en tiempo real del progreso de las solicitudes y actividades, con la consecuente medición objetiva de los tiempos promedio de gestión.
La solución y los resultados
Interacta es la Plataforma Digital de Experiencia Laboral que, en un solo lugar, ha permitido a Valmex digitalizar PDCAs y diseñar de manera independiente nuevos procesos , además de obtener un repositorio documental siempre disponible y consultable.
“Gracias a este sistema hemos podido gestionar más fácilmente la mejora continua, además gracias a la posibilidad de analizar una base de datos (puesta a disposición por Interacta), hoy también podemos mejorar el proceso organizativo del PDCA”, afirma Giacomo Chiarucci, Especialista IoT de Valmex.
Los PDCA de primer y segundo nivel ahora se gestionan en comunidades específicas de Interacta a través de publicaciones directamente por el proponente que contienen información tabular que permite agrupar por áreas de intervención. Actualmente en Valmex el rol de proponente ha sido asignado al Value Stream Manager, a los gerentes de funciones y a los gerentes PDCA.
Gracias al dinamismo de la plataforma Interacta, siempre es posible monitorear el porcentaje de avance de una actividad , agregar nuevas y asignarlas a las personas pertinentes.
Como se mencionó, el PDCA implica diferentes fases (Hacer, Verificar y Acción). Es importante destacar que Interacta permite adquirir información útil para entender lo que se ha hecho para poder llegar a una fase posterior del proceso con los datos en la mano.
El poder de Interacta también reside en su búsqueda avanzada: escribiendo una o más palabras clave es posible encontrar información y documentos relacionados con un proyecto o actividad específica en un solo clic, reduciendo drásticamente el tiempo empleado en largos flujos de correo electrónico o el boca a boca.
Centralizar la información en un repositorio siempre accesible pone todo a su alcance, mejorando la eficiencia operativa y la toma de decisiones. El tiempo ahorrado por Valmex se puede dedicar a actividades de mayor valor añadido.
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Hoy en día Interacta es parte integral del día a día de Valmex, la mejora continua es un tema muy importante para nosotros, sin esta herramienta ya no podríamos gestionarla.
La facilidad de uso de Interacta nos ha permitido agilizar un proceso que antes requería mucho esfuerzo simplemente para gestionarlo.
