Idea Management: come passare all’azione con gli strumenti giusti

Ti sei mai chiesto da dove nascono le idee più innovative per la tua azienda?

Già nel 2012 Harvard Business Review Italia rispondeva a questa domanda con un intero inserto dedicato alle potenzialità della collaborazione nel business, a partire dall’Idea Management, il processo di raccolta e sviluppo di nuove idee proposte dagli stessi lavoratori per ottimizzare i processi esistenti e scoprire nuove opportunità di crescita.

Negli ultimi mesi abbiamo (ri)sentito parlare molto dell’importanza della gestione collaborativa delle idee ma, nonostante i vantaggi per il business siano ormai conosciuti, molte aziende faticano ancora a metterla in pratica. A noi di Interacta piace parlare in termini di fattibilità e l’Idea Management, per funzionare, ha bisogno di tre requisiti fondamentali:

• ogni passaggio, a partire dalla raccolta, gestione, selezione e condivisione delle idee, dev’essere facile e immediato. Più tutto questo risulta difficile, a causa di strumenti macchinosi e poco intuitivi, più le persone non avranno voglia di impegnare mente e tempo nel progetto;
• la collaborazione, l’ascolto e la condivisione devono diventare forma mentis: non puoi aspettarti che i lavoratori siano pronti a partecipare alle challenge di innovazione che proponi se in azienda non sono stati abituati a un cultura che premia la condivisione, dove l’errore non è visto come opportunità e la comunicazione è solo top down;
• le idee proposte non vengono dimenticate ma sono seguite e portate avanti, inoltre, le persone possono contare su strumenti trasparenti che favoriscono la ricezione di feedback e riscontri.

L’uso di piattaforme digitali per la collaborazione risulta indispensabile per connettere tutta la popolazione aziendale, soprattutto in un momento storico dove la maggior parte delle persone lavora ancora lontano dall’ufficio, ma come scegliere lo strumento adatto? In questo articolo vedremo le 3 fasi che caratterizzano i processi di Idea Management in azienda e come affrontarle al meglio.

Fase 1 – Il lancio della challenge

In molte realtà l’Idea Management prende forma attraverso vere e proprie challenge, che spesso coinvolgono i lavoratori con attività ingaggianti tramite pratiche di gamification. Ci sono molti modi per sviluppare una challenge: alcune aziende a inizio anno comunicano ai propri stakeholder una serie di macro temi importanti come cultura, sostenibilità, formazione, ricerca, intrattenimento, ambiente. Sulla base di questi imput le persone possono avanzare delle proposte durante i 12 mesi successivi. Altrimenti è possibile lanciare challenge più verticali su tematiche specifiche e con un orizzonte temporale molto meno ampio. In ogni caso, il fattore chiave in entrambe le modalità è riuscire a raggiungere tempestivamente le persone con le comunicazioni riguardanti le nuove challenge, rendendole accessibili anche in un secondo momento, in modo facile e veloce.

Ecco che allora canali come email o chat, che normalmente le persone usano per comunicare, risultano troppo poco strutturati per gestire efficacemente questo processo. Un’alternativa potrebbe essere l’utilizzo di una piattaforma ad hoc per l’Idea Management. In questo caso, il problema potrebbe essere che si tratta di un tool in più che i lavoratori devono ricordarsi di usare. Quante volte lo controlleranno? Quante volte ci entreranno al giorno? Già queste semplici domande fanno emergere una barriera di adoption che alla lunga rischia di compromettere la riuscita del progetto.

Eliminare anche la più piccola difficoltà di accesso e favorire l’immediatezza e la spontaneità attraverso gli stessi strumenti è il primo passo per il lancio di challenge efficaci. La soluzione utilizzata per gestire l’Idea Management deve quindi integrarsi perfettamente con i software già utilizzati per la gestione operativa quotidiana così come il processo di Idea Management in sé deve entrare a far parte della cultura aziendale.

Fase 2 – La raccolta e condivisione delle idee

Una volta lanciata la challenge le persone inizieranno ad avanzare le prime proposte. Durante questa fase, che può durare anche settimane o mesi, è fondamentale che ognuno abbia la possibilità di esprimersi e far valere la propria idea. Le modalità di accesso alle sfide devono essere chiare e comprensibili e tutti devono poter partecipare a prescindere dal luogo in cui si trovano e dal device a disposizione.

Diventa quindi indispensabile adottare uno strumento che dia una struttura alla condivisione stessa delle idee, rendendole facili da cercare e ritrovare anche per chi andrà a valutarle. Anche in questo caso l’uso di una piattaforma digitale per la collaborazione è importante per la sostenibilità del progetto. La soluzione ideale è quella che consente di gestire processi articolati, personalizzati sulla base delle esigenze aziendali ma che, allo stesso tempo, risulta il più semplice e naturale possibile da usare.

Come farlo? Utilizzando le dinamiche della comunicazione a cui le persone sono già abituate: il formato del post per presentare un’idea, il like per votarla, il commento per arricchirla e l’hashtag per ritrovarla tra le altre proposte. Si tratta di modalità di collaborazione che, se importate in azienda, sono risultate vincenti e che rispecchiano l’immediatezza con cui le persone lavorano davvero.

Fase 3 – Il feedback e la messa a terra dei progetti

Uno degli aspetti vitali di un progetto di Idea Management è quello del follow up. Se le persone vedono le proprie idee cadere nel vuoto, senza ricevere feedback di alcun tipo, saranno meno inclini la seconda volta a partecipare a una nuova challenge. In alcune realtà è presente un comitato che valuta le idee e segue la loro implementazione, in altre le proposte vengono votate dagli stessi lavoratori (con un like magari) e successivamente viene individuato un team interno che si occupa della realizzazione. In altri casi ancora il dipendente che ha avanzato la proposta diventa l’owner del progetto, un’opportunità che gli permette di mettersi alla prova e uscire dalla comfort zone.

Soprattutto nelle grandi realtà la gestione dei feedback senza un sistema che connette velocemente le persone può diventare time consuming. Un altro fattore da considerare è la trasparenza: l’uso di una piattaforma digitale integrata permette ai lavoratori di vedere quali idee sono state scelte, i commenti e i feedback ricevuti ma anche di monitorare cosa succede dopo. È questo tipo di visibilità che consente alla forza lavoro di sentirsi realmente parte dei processi di innovazione aziendale e, al management, di instaurare un rapporto sempre più stretto con i propri dipendenti.

Interacta per mettere in pratica l’Idea Management

L’Idea Management permette di ottimizzare il business sfruttando il potenziale innovativo e creativo delle persone che spesso, per tanti motivi, fatica ad essere espresso. Per abbracciare un progetto di questo tipo in modo continuativo e proficuo l’azienda deve innanzitutto definire le procedure e i tool con cui portarlo avanti. Il rischio in molti casi è quello di partire con il lancio di più challenge e poi lasciare passare troppo tempo perché le persone interessate sono impegnate in altre attività operative.

La soluzione è implementare le funzionalità utili all’Idea Management nelle piattaforme che le persone usano già tutti i giorni per lavorare. Interacta mette insieme tutto questo, incoraggiando la collaborazione spontanea tra le persone. Consente di gestire i processi aziendali, anche quelli legati all’Idea Management, attraverso features specifiche e le modalità di comunicazione e collaborazione immediate che le persone vivono nella vita extralavorativa. Inoltre, permette di avere tutte le informazioni sulle challenge e le idee proposte sempre a portata di mano all’interno del primo strumento che le persone aprono appena iniziano a lavorare. Una facilità di accesso e utilizzo che risultano determinanti per l’avvio e il mantenimento di progetti funzionali, che vengono portati avanti attraverso un’interfaccia rapida, semplice e naturale da usare.