Una nuova cultura aziendale per una migliore organizzazione del lavoro: il caso del Retail

L’emergenza di questi mesi ha ridisegnato il rapporto dell’azienda con la tecnologia, ne ha messo in discussione la cultura organizzativa, ha prodotto un cambiamento, indispensabile per dare continuità produttiva, che non è semplicemente tecnologico ma anche e soprattutto culturale. Per contribuire alla ripartenza è necessario infatti investire sulla dimensione relazionale, evitando che  la distanza fisica si trasformi in distanza sociale.

Lavorare in modo flessibile e non gerarchico, anche da remoto, non è più un modello per pochi e non è più concepito come una risposta dettata dall’emergenza: presenta una serie di vantaggi in termini di collaborazione aziendale che lo rendono perfetto per la “nuova” normalità con cui siamo chiamati a confrontarci.

Ma il cambiamento, non è banale: non si tratta semplicemente di passare ad altri strumenti ma di adottare una diversa cultura organizzativa. A partire dal caso del Retail, tra i più concreti e macroscopici, la riflessione su una esigenza di rinnovamento investe le modalità stesse con cui lavoriamo, tutti noi, ogni giorno. Le difficoltà e le esigenze affrontate nel mondo Retail rappresentano infatti un caso significativo della trasformazione profonda avvenuta nei rapporti tra i protagonisti del settore: tra insegne e consumatori, nell’industria, nella distribuzione, nelle diverse funzioni aziendali, nei centri direzionali, negli store. E delle iniziative — metodologie e strumenti —  che dovranno essere prese, in termini di organizzazione del lavoro, per riuscire ad adattarsi alla realtà trasformata.

L’esempio del Retail: come supportare l’operatività sul punto vendita nella fase 2

La Fase 2 è iniziata e nel Retail le preoccupazioni sul modo in cui le attività economiche riprenderanno si concentrano sul simbolo dell’intero sistema: il punto vendita. Che si tratti di piccoli esercizi o della GDO, il punto vendita è infatti il luogo su cui precipitano gli effetti dell’emergenza e in cui le conseguenze dei colli di bottiglia informativi si manifestano nel fallimento di una efficace organizzazione del lavoro che in ultima istanza fa inceppare l’operatività.

Sia nei settori strategici quali alimentare e farmaceutico, che non hanno mai interrotto il servizio durante la quarantena, sia nei settori che si stanno attrezzando per affrontare il programma di graduale riapertura previsto dal Governo, l’esigenza di evadere in tempi utili le richieste di approvvigionamento e di far fronte per esempio a un aumento dei volumi o a una diversa composizione dello scaffale, si accompagnerà alla tutela della salute dei dipendenti e dei clienti, con un controllo rigoroso dei flussi in entrata e in uscita dal negozio.

Non sappiamo ancora quali altri criteri oltre a prezzo, la calidad o fedeltà all’insegna guideranno le scelte d’acquisto, condizionando allo stesso tempo anche le strategie dell’industria. Le priorità dei consumatori sembrano infatti essere cambiate: durante la quarantena, per esempio, la vicinanza del punto vendita e la capacità del sito internet e degli altri touchpoint digitali di esaudire le richieste sono state privilegiate rispetto alla possibilità di usufruire di promo. Dovremo fare i conti con nuove, o rinnovate modalità di relazione: del cliente con lo store (virtuale e fisico) e dei team che operano su ciascuno dei punti nodali della rete.

Per questo è oggi ancora più importante avere una organizzazione del lavoro organizzata, centralizzata e allo stesso tempo orizzontale e meno gerarchica e soprattutto immediata: che consente, anche da mobile, di agevolare la distribuzione dei carichi di lavoro, intervenire real-time per risolvere eventuali criticità, contribuire al rafforzamento della collaborazione aziendale. Un’organizzazione del lavoro è buona se, davvero, semplifica il lavoro delle persone. Deve essere supportata da:

• una comunicazione naturale, fluida, trasparente, pienamente interattiva che alimenti l’engagement dei team;
• una visione completa delle attività da parte dei decisori nella sede centrale, dei direttori commerciali, dei distributori, degli store manager.

Come gestire le attività lungo tutta la rete, garantendo che i processi proseguano o si riattivino in tempi brevi? Uno strumento performante, semplice da usare, perfettamente integrabile con i sistemi aziendali già in essere e soprattutto che favorisca l’interazione naturale può in questa fase dare un contributo determinante, dalla trasmissione delle direttive dai centri produttivi e direzionali verso le periferie, ai nodi della distribuzione fino alla definizione della routine quotidiana negli store.

Interacta, il sistema che favorisce l’interazione naturale 

La scelta degli strumenti giusti si inquadra nel tentativo di riorganizzare il lavoro del team in modo da rendere fluidi e trasparenti i flussi informativi. La soluzione è una piattaforma che riesca a strutturare il lavoro in modo efficace anche da remoto e allo stesso tempo sia semplice da usare da qualsiasi device. Semplice come l’interazione naturale della vita di tutti i giorni. Questa piattaforma è Interacta.

Interacta ha il suo elemento centrale nel post: nel momento in cui viene pubblicato si apre un thread visibile a tutti i membri della community di processo dedicata. Ognuno vede il post e può prenderlo in gestione, fino alla sua risoluzione. Si può chiedere e fornire aiuto con commenti, allegati e like. Si possono menzionare i colleghi con specifiche skill. La comunicazione di interacta non procede top-down ma si sviluppa in più direzioni e riesce a raccogliere e inserire in flussi strutturati anche scambi informativi di solito volatili: telefonate, messaggistica istantanea, mail perse in flussi caotici. Per questo motivo, e per la naturalità con cui la comunicazione “viaggia” grazie ad azioni che ci sono ormai diventate incredibilmente familiari (menziono, commento, metto un like) Interacta si presta a un tipo di organizzazione del lavoro aperta, flessibile eppure al tempo stesso strutturata. Perfetta, ad esempio, e qui torniamo ancora una volta al caso Retail, per registrare, trasferire, classificare le moltissime comunicazioni informali che avvengono nei punti vendita, nei reparti dei supermercati, negli uffici dei centri direzionali della GDO.

Interacta permette di mappare le competenze aziendali: chi è disponibile in un dato luogo e in un dato momento e con quali skill. Tutte le persone hanno visibilità sull’andamento complessivo di un processo, con la possibilità di analizzare in dettaglio i passaggi, di intervenire e di chiedere aiuto ai colleghi. Il processo viene ridefinito in senso collaborativo e di responsabilizzazione individuale.

Interacta è integrata con tutti gli strumenti di produttività e collaborazione che il team già usa: Google Workspace, Office365, piattaforme documentali e storage, piattaforme di marketing automation e social media. 

Il risultato: meno stress e perdita di tempo, maggiore collaborazione ed engagement

Anche da remoto, anche in situazioni impreviste e mai affrontate fino ad ora, come quelle che a cui hanno dovuto far fronte gli operatori del Retail e della Gdo, la gestione delle attività deve avvenire pesando il meno possibile su quella che è l’operatività del team al lavoro. Sul punto vendita, per esempio, su cui si è focalizzata l’attenzione dei retailer in questi mesi, ma anche su tutti gli altri punti nevralgici della rete. A differenza di altri tool ormai poco efficaci, come excel troppo complessi, CRM e gestionali di difficile compilazione, meeting inutili (fisici e da remoto), Interacta fa proprio questo: semplifica il lavoro delle persone e contribuisce a una ridefinizione culturale dell’organizzazione tutta, perché si fonda su una comunicazione trasparente, veloce e naturale, che utilizza le modalità di interazione della vita di tutti i gironi, con minor stress e perdite di tempo, ottimizzando le performance e migliorando i risultati.

• Meno malintesi, accavallamenti, stress e malumori: grazie al monitoraggio su info qualitative e di contesto si hanno a disposizione subito non solo i dati di gestione ma anche le informazioni destrutturate che di solito vanno perse in lunghe file di mail o nelle chat di messaggistica istantanea, si possono individuare subito le risorse da impiegare per la risoluzione di attività in modo più semplice e veloce ed eventuali problematiche e colli di bottiglia.
• Maggiore collaborazione: ognuno sa cosa deve fare e cosa sta facendo il resto del team. Tutti possono chiedere e offrire aiuto sulla piattaforma, laddove serve;
• Maggiore engagement perché i task sono visibili a tutta la community ed è più gratificante condividere (e festeggiare)  il successo quando il task viene chiuso.

È il momento di ripensare la cultura organizzativa

La questione non riguarda unicamente i retailer ma è centrale nella riflessione di tutto il mondo dell’impresa italiana. L’aumento della distanza fisica, effetto della diffusione del Covid-19 ha imposto alle organizzazioni una accelerazione nei processi di digital transformation sia su progetti già avviati, sia nel caso di progetti ancora in stand by perché considerati superflui rispetto al core business.  

Questa nuova cultura organizzativa, che possiamo realizzare anche grazie all’adozione degli strumenti corretti, abbandona modelli legati al controllo per confidare invece nella capacità delle persone di autoregolarsi. In questo modo si afferma una rete interconnessa di intelligenza collaborativa aziendale che grazie a modalità di comunicazione più naturali e immediate produce insight davvero utili, accresce la qualità della conoscenza da mettere a fattor comune, alimenta scambi virtuosi di informazioni.

Grazie a interacta possiamo più facilmente metterci in ascolto, e mentre la community, post dopo post, attraverso l’interazione, costruisce un senso di appartenenza, aumenta anche l’efficienza dei processi e di conseguenza anche la soddisfazione per aver portato a termine un lavoro ben riuscito.

Il white paper scaricabile gratuitamente qui sotto spiega nel dettaglio come Interacta può aiutare le aziende a migliorare i processi retail e GDO, aiutandole anche ad adeguarsi alla nuova normalità in cui oggi stanno operando.