Ormai da qualche anno, la diffusione di tecnologie mobili sta cambiando le modalità di lavoro e i paradigmi di gestione dei processi aziendali. Sia nelle grandi imprese che nelle PMI, le persone lavorano sempre più in modalità multi-device, attraverso dispositivi mobili aziendali o personali: secondo uno studio di IDC, nel 2022 oltre 10 milioni di mobile worker opererà via laptop, smartphone e tablet per mandare email, pianificare le attività con i calendari condivisi, collaborare attraverso documenti e chat.

Sta così cambiando la relazione tra persone e azienda, sempre più caratterizzata da gestione documentale online e piattaforme di collaboration. In questo contesto, la sfida del responsabile dei sistemi informativi è assicurare che tutte le informazioni importanti per il business, strutturate e non, siano facilmente rintracciabili, accurate e complete, nonostante siano prodotte da una moltitudine di fonti eterogenee: device mobili, applicativi aziendali (e non), interazioni e comunicazioni tra persone.

Per affrontare la crescente pluralità della collaborazione aziendale, occorre dunque adottare nuovi approcci e strumenti capaci di fornire all’azienda un sistema per la gestione delle informazioni e dei processi che sia totalmente sicuro, ma anche a prova di collaboration, ovvero che permetta di lavorare attraverso le interazioni naturali della vita di tutti i giorni.

Come gestire le informazioni in modo sicuro e a prova di collaboration

Una gestione dei processi basata su un passaggio di informazioni sicuro ma anche rapido e intuitivo è oggi la chiave per rispondere alle nuove modalità di collaborazione digitale. Per realizzarla, occorre dotare le persone di una piattaforma con funzionalità IT potenti, intuitive e user-friendly.

Prende così forma un nuovo approccio in grado di ridefinire i processi sulla base dell’interazione naturale tra le persone. Questo approccio consente di apportare significativi vantaggi ed innovazioni operative, quali:

• Gestione documentale collaborativa – La consumerizzazione dell’IT e le norme sulla dematerializzazione dei documenti cartacei stanno portando a una crescente digitalizzazione dei dati e dei documenti aziendali. Per evitare dispersioni o confusione, una piattaforma per il social process management permette di raccogliere, strutturare, classificare e tenere traccia di tutti i dati aziendali. Allo stesso tempo, introduce ulteriori opportunità collaborative attraverso una gestione dei documenti che applica le stesse logiche degli strumenti che si usano tutti i giorni.
• Costruzione della conoscenza diffusa – La gestione dei processi in chiave interazione naturale pone le basi per una nuova forma di intelligenza collettiva: la competenza specifica del singolo entra a far parte del patrimonio conoscitivo aziendale e si diffonde sia all’interno del team che in altre sedi dell’azienda. In questa rete di conoscenze, si potranno trovare sempre le skill che corrispondono ai i requisiti del problema da risolvere e tutte quelle informazioni che prima erano difficili da strutturare o da riportare su strumenti gestionali complicati: le esperienze, il saper fare, le competenze tecniche specifiche, le best practice, le informazioni destrutturate contenute in comunicazioni informali tra le persone, telefonate o ambienti IT non aziendali.
• Business Intelligence sicura per esplorare i dati – In questo nuovo scenario fatto da gestione documentale collaborativa e conoscenza diffusa, una piattaforma evoluta di collaborazione permette di classificare, elaborare e gestire grandi quantità di dati in modo sicuro e scalabile. Anche dati non strutturati e informazioni di dettaglio sono raccolti dalla piattaforma e possono essere analizzati per individuare tendenze significative, avere una vista completa e continuamente aggiornata dei processi e, infine, prendere decisioni più mirate per migliorare il business.

Adattare l’interazione naturale nei processi esistenti

Prima di ridefinire i processi in chiave di interazione naturale e investire sulla tecnologia, è necessario avere una buona conoscenza dei processi e del workspace aziendale. Il primo passo del CIO di oggi è quello di analizzare strumenti, pratiche e approcci esistenti per individuare dove si verificano gli intoppi maggiori e quali aree del business potrebbero trarre maggior vantaggio dalle nuove forme di lavoro.

A seguito di questa analisi, un adeguato percorso di change management, realizzato insieme alle funzioni incentrate sulla cultura organizzativa come l’HR manager e la comunicazione interna, fa sì che la gestione dei processi si integri perfettamente con la realtà aziendale e, allo stesso tempo, permetta alle persone di lavorare in modo più rapido, semplice e intuitivo.

All’integrazione di una nuova cultura aziendale è sempre accompagnata dall’integrazione tecnologica: la piattaforma deve integrarsi con i sistemi in essere, così da raccogliere in un solo punto e strutturare in modo sicuro tutte le informazioni contenute in software gestionali, ERP, applicazioni e suite esistenti.  

Interazione naturale: sicura e a prova di collaboration

Dotare le persone di una piattaforma che favorisce l’interazione naturale, insieme alla giusta cultura aziendale basata sulla collaboration e sulla diffusione della conoscenza, può portare a vantaggi importanti per il business. Secondo un recente studio della Harvard Business Review, tali strumenti e approcci aumentano la produttività del 76%, la velocità di risoluzione dei problemi del 65% e l’engagement aziendale del 47%.

Assecondare la maniera naturale di interagire tra individui porterà dunque a una maggiore innovazione e crescita del business e, allo stesso tempo, alla semplificazione del lavoro delle persone, che saranno più libere di concentrarsi sui reali obiettivi di business.

Ecco perché Interacta si rivela tanto preziosa per il successo aziendale e offre al responsabile dei sistemi informativi la possibilità di diventare un vero e proprio change manager capace di rimuovere gli intoppi e, così, sviluppare il pieno potenziale dei processi aziendali.